TIPS MELAKUKAN IMPROVEMENT

Rekans, berikut beberapa tips dari kami untuk melakukan kegiatan improvement di tempat kerja, Tips ini kami angkat karena sangat dibutuhkan saat di project improvement 3 client kami, saya akan bahas yang sifatnya non teknis (pelaporan, bentuk dan metoda ), jadi secara gambaran umum saja, tetapi penting,i ingat bahwa ini mungkin berbeda kebutuhannya di tempat rekan-rekan, jadi silahkan sesuaikan saja:

1. Berpikir yang besar, saya maksudkan adalah masalah besar di tempat kita, semua merasakannya termasuk manajemen kita, jadi ini gagalnya perusahaan kita selama ini. Istilah di Statistical Process Control (SPC) adalah masalah KETIDAKMAMPUAN. List kan saja dan coba bahas menjadi program, tentu ini akan sangat menantang bukan!
2. Bisa hal yang besar di dapat dari bagian FINANCE, jadi pastikan anda punya hubungan manis dengan bagian Finance, bukan yang aneh-aneh maksudnya, tetapi coba tanya pengeluaran apa saja yang selama ini tidak jelas, maksudnya yang terlalu boros, jadi jangan melakukan sesuatu yang sebenarnya tidak berperan, ingat kalau terkait langsung dengan costdown itu akan cukup baik, cost down itu bahasa manajemen, karena ada uangnya.
3. Bahasakan semua laporan dengan style manajemen, ingat pelaporan improvement jangan di departemen kita saja, pamerkan saja, lalu terjemahkan laporannya ke bahasa manajemen, alias UANG. Jangan terlalu teknis, tetapi to the point saja, bahwa pemborosan sekian, atau cost down sekian, biasanya bos melek kalau di dengar kata-kata uang
4. Kenal semua orang, ya semua orang, sebut nama mereka bila dalam diskusi, bila perlu sanjung. Anda bayangkan saya punya client yang sudah dari tahun 1970an, isinya senior, ada lagi client yang perusahaannya sudah lama dan wataknya dari suku yang keras-keras, anda berani tegur keras mereka bila ditemukan masalah karena mereka? Bisa ya, bisa tidak, tetapi cenderung TIDAK, ok-ok anda bila bisa, silahkan coba saja.Saya buat trik untuk kenalan dengan kasih training yang nyentil mereka, lalu dikasih tugas sederhana, lakukan training ini ke semua pekerja, lakukan beberapa kali sehingga kita kenal. Bayangkan kalau kita di lapangan lalu akan menegur mereka, pasti kita akan lebih berani.

5. Sentil Midset, kalau materi training teknis, maka pastikan ada hal yang nyentuh ke mindset. Misalkan jiwa leadership dihasilkan sebenarnya ketika masalah dominan di tempat kita bekerja terselesaikan karena kita, orang akan menghargai kita, kalaupun orang lain tidak tahu maka minimal kita sendiri yang tahu, dan ini akan menjadikan investasi di kepala kita, bukankah investasi kita yang paling besar di kepala ke atas, praktikan saja di line kerja kita, ngotot sampai berhasil dan lakukan berulang-ulang untuk masalah yang lainnya.
6. Lalu prinsip Masalah Itu bisa Saja karena Saya sebainya tertanam di tiap team atau bahkan semua pekerja, jadi ada masalah tidak saling menyalahkan, ada masalah langsung intropeksi di departemen kita, jangan salahkan departemen/orang lain, walupun sudah jelas kita benar, kalau kondisi ini terjadi maka akan banyak solusi.
7. Sudah terpola untuk mengidentifikasi masalah, masalah karena ketidakmampuan atau masalah karena ada sesuatu faktor tertentu saja, ini sifatnya agak teknis. Maksudnya jangan sampai salah action, kalau sudah tidak mampu maka action kutak-katik atau action sementara bukan penyelesaian, tetapi seharusnya diatasi dengan action sistemik, rombak sistem, ini perlu ajak manajemen
8. Manajemen harus ikut, actualnya ngapain? Ada yang bilang ini kan perusahaanmu? Lalu manajemennya balas, kan saya sudah bayar kita, nah lo! Ok saya selalu pikir gini, ada gula ada semut, buat saja action yang pengaruhnya besar, lalu kita ngotot dan pastikan berhasil, ketika berhasil itulah gula, ada gula maka manajemen datang. Undangan ke manajemen itu ya keberhasilan yang sifatnya terasa (baca cost down, ada uangnya)
9. Bahas dengan Ngotot untuk perubahan atau pelaksanaan improvement, siap-siap makan hati. Kegiatan improvement itu sama dengan buat usaha, akan makan hati, banyak gagalnya, terutama di awal-awal! Jadi kita harus siap makan hati! Karena kita harus terus memikirkan masalah itu, ketika yang lain berpikir kerjaan tiap harinya, ya kita mesti lebih, pikir-pikir yang out of box
10. Untuk industri seperti manufaktur, saya mesti bilang, kita harus ciptakan pemahaman, bahwa JIWA QC itu adalah semua, yang bikin produk HARUS chek, PASTIKAN OK. Departemen QC sifatnya sampling saja, bagaimana mungkin bagian produksi hanya berpikir hasil saja. Kalau perlu sekalian ditambahkan JIWA MAINTENANCE MESIN, JIWA K3, JIWA LINGKUNGAN dan Jiwa-jiwa yang lainya sudah melekat atau bagusnya terlarut di tiap pekerja. Wah ini mungkin yang namanya surge bagi industry manufaktur bila suasan seperti ini sudah terbentuk, semua akan proaktif.
11. Eitss jangan pikir Improvement dulu, tetapi pikirlah hal yang dasar-dasar, yang dasar-dasar masih banyak bolong, lah kenapa harus lakukan improvement. Mau sehat ya pasti lakukan 4 hal: Istirahat 7 jam sehari, makan dengan gizi seimbang, Olahraga dan suka rekreasi. Yang sangat malas untuk dilakukan pasti olahraga, saya selalu tanya mengenai ini, siapa yang punya olahraga rutin? Biasanya olahraga karena rekan-rekannya, kalau olahraga sifatnya individual, seperti Lari, Renang, biasanya jarang diminati. Olahraga tidak dilakukan mimpi saja untuk sehat.
12. Masalah sebagai pengembangan, ini mungkin sudah paham ya, masalah akan membuat kita melakukan perbaikan bahkan bisa peningkatan, mulailah melihat masalah sebagai aspek pengembangan, jadi angkat dan ambil positifnya, jangan dijauhi.
13. Jangan dijauhi itu maksudnya kenalilah musuhmu dengan Detail. Ketika project kami berjalan, kami lakukan survey ke beberapa line untuk bertanya apa Defect terbesar di perusahaan itu, semua menjawab debu, padahal yang terbesar adalah kotor. Lah bukannya petinju akan selalu mengamati lawannya melalui rekaman sebelum bertanding? Ini untuk mengenali masalah sebenarnya. Kalau tidak kenal masalah mana mungkin bisa ada penyelesaian efektif, kan action plannya ke arah debu. Bayangkan ungkapkan masalah yang dominan saja salah bagaimana keefektifan action-action debunya, rupanya benar juga, debu juga banyak klasifikasi, ini pun digeneralisir, pokonya debu! Akhirnya masalahnya tidak hilang sampai saat ini, kami yang coba menyelesaikan.
14. Penyelesaian tidak usah pakai metoda rumit, yang sederhana saja, pilih sesukanya, saya lebih suka pakai FMEA (Failure Mode Effect Analysis), karena dari dulu pakai ini, jurusnya satu saja tetapi kita paham detail, lebih baik jurusnya banyak tetapi setengah-setengah.
15. Sertakan semua rekan, kalau perlu sampai presentasinya, ini akan banyak memberikan dampak ke personalnya, timbul jiwa bangga / leadership di team, sekalian belajar tampil di depan orang banyak
16. Lakukan pengamatan, ambil beberapa kali pengamatan, pikirlah banyak aspek (5M+1E), jangan-jangan bisa karena Metodanya, Machine/alatnya, Measurementnya (salah cara ukur), Material, pemahaman Man-nya dan Lingkungannya.
17. Pengamatan artinya datang ke area masalah, jangan dominan studi meja, studi lapangan akan memperluas cara pandang kita melihat masalah, kalau perlu diskusinya di lapangan saja
18. Pengamatan dengan data, pikir data dan ungkapkan dengan data, ketika bicara cukuplah dominan data yang dibahas, jangan timbulkan persepsi
19. Bench mark masalah yang sama, kalau perlu beli journal, atau membaca hasil thesis-thesis serupa.
20. Kalau masalahnya besar dan dapat ijin dari manajemen untuk mengangkat dalam bentuk penelitian mahasiswa, ini lebih bagus lagi, kita jadi Event Organizer, lalu kan tidak bayar, ada hubungan mutualisme, kalau pun bayar tidak akan seberapa dibanding dengan keberhasilan, paling kasih makan dan ongkos transport para mahasiswa.
21. Jangan takut mempresentasikan keberhasilan, karena kita gunakan data, makanya kita harus ngotot sampai berhasil, kalau berhasil, profesorpun tidak bisa bantah, kan data yang bicara.
22. Lakukan standarisasi setelah ada perubahan yang efektif, ini hal yang standar tetapi sangat perlu, usahakan juga dibuatkan laporan waktu awal mulai sampai standarisasi
23. Pakai ukuran keberhasian, ya terukur, detail, misalkan penurunan reject dari 5% menjadi 2% dst, jadi tidak ngambang kegiatannya.
24. Jadikan buku deh, ini akan sangat baik, buku akan menjadi lesson learn yang sangat luar biasa.

Salam Improvement