Rekan-rekan ini kondisi yang sering terjadi dalam proses Problem Solving. Ketidakefektifan Problem-Solving sangat mudah dilihat dari pengulangan masalah yang timbul atau adanya kesamaan masalah di internal dan di pelanggan. Secara mendasar penyebab dari ketidakefektifan Problem Solving adalah bisa karena aspek Ketidakpedulian Pekerja dan juga pemahaman terhadap Problem Solving.

Berikut beberapa fakta yang terjadi di perusahaan, yang kebetulan kami identifikasi selama beberapa waktu pada saat training, project assessment atau improvemen proses.

1. Masalah tidak direspond cepat. Selama respond lambat maka customer dengan mudah melihat perusahaan kita, semakin lama maka aka nada saja yang dikeluhkan atau diangkat customer. Tetapi kalau kita respond cepat, minimal tidak ada masalah di pelanggan melalui mengganti barang yang dikomplain kadang masalah seperti selesai walau penyebab belum ditemui.  Bahkan ada hal memilah-milah customer dalam merespond. Customer galak ya quick respond, customer santai, kita juga perlu santai merespond. Atau customer dengan jumlah order kecil maka tidak masalah slow respon, tetapi yang customer utama, harus cepat merespon.
2. Koordinasi problem solving di internal tidak jelas dimana dikumpulkan, siapa yang nanti mengkoordinir meeting pembahasannya.
3. Yang mengkoordinir problem solving tidak mempunyai karakter tangguh, mudah mengeluh, mudah menyerah, tidak memiliki leadership yang baik dan parahnya tidak paham proses.
4. belum ada tim Problem Solving, yang nantinya membahas semua hal-hal kendala di perusahaan, jadi kendala di semua semua aspek harus ditangani TIM. TIM baiknya meeting berkala dan dipimpin oleh senior
5. Tim kurang kompak, belum melihat bahwa problem solving di perusahaan adalah tempat mengasah kemampuan mereka untuk berinvestasi (ada yang bilang investasi yang baik adalah investasi kepala ke atas), jawaban mudahnya ya dengan menghadapi masalah di tempat dimana waktu sadar kita paling lama, itulah investasi terbesar. Dan temat kerja adalah tempat dimana waktu sadar kita paling lama.
6. Kurang koordinasi dengan pelanggan, padahal mengetahui penyebab itu harus diketahui masalahnya terlebih dahulu, bahkan siapa tahu masalah yang dimaksud bukan perusahaan kita penyebabnya.
7. Tidak melihat FAKTA bila ada masalah. FAKTA itu adalah error atau kondisi sehingga masalah terjadi. Baru lakukan Analisa terhadap fakta error itu.
8. Masalah diserahkan ke satu orang/departemen, padahal baiknya sih tim, karena 1 masalah pasti ada banyak aspek penyebab (aspek 5M+1E)
9. Pemahaman problem solving tidak merata dimiliki penanggungjawab proses, sehingga ketika berdiskusi seolah-olah tidak semua berpikir. Bahkan ada yang menebak-nebak atau mengarang, hal ini terlihat dalam Laporan Analisa penyebab, tidak nyambung antara masalah dan penyebab
10. Analisa Penyebabnya yang dinilai kurang dipahami, sehingga masalah sering berulang
    1. Tidak mengidentifikasi fakta terlebih dahulu. Hanya Analisa di meja
    2. Tidak bisa membedakan Tindakan terhadap masalah dan Tindakan terhadap penyebab
    3. Analisa 5Whynya hanya 1 penyebab, padahal 1 masalah ya minimal 2-3 penyebab
    4. Why analisisnya tidak mengkoreksi sistem, sifatnya diingatkan, kasih training dll
    5. Jawabannya dominan merevisi atau membuat Intruksi kerja, error proving atau pokayokenya sedikit sebagai penyelesaian, bahkan jarang atau tidak ada? Intinya Hasil Problem solving kurang merevisi sistem atau tidak pernah ke aspek Automasi, terutama terhadap parameter penting
11. Laporan-laporan ketidaksesuaian tidak direkap untuk dibahas secara fundamental apakah penyebab mendasarnya. Misalkan kenapa laporan-laporan sering banyak selang bocor dan akibatnya line produksi terlihat licin sehingga berisiko bagi pekerja dan tentu pemakaian oli meningkat. Action terhadap masalah bila ada bocor ya ganti selang, tetapi kenapa sering ganti?? Atau kenapa frekuensi gantinya tidak punya pola/tidak sama. Oh rupanya spec selang yang tidak diketahui terhadap tekanan oil mesin.
12. Laporan-laporan ketidaksesuaian yang pernah terjadi tidak difollow up, apakah sudah dilakukan? efektif mencegah masalah yang ada?
13. Laporan tidak standard, satu lembar dengan isian singkat saja dan tidak ada tool analisa yang dipakai, misalkan 5why
14. Masalah produk hanya dilihat kegagalan dalam aspek kenapa terbuat dan terkirim, jarang menyentuh terhadap input ke proses itu?
15. Tidak melihat trend dalam efektifitas perbaikan, efektifitas hanya dengan melihat Tindakan terhadap masalah dan penyebab sudah dilakukan. Baiknya apapun masalah gunakanlah trend data untuk melihat efektifitas perbaikan. Dinilai Efektif bila masalah ada trend berkurang atau hilang.
16. Masih ada persepsi semua masalah QC yang mengerjakan, mulai mengajak meeting, Analisa sampai buat laporan.
17. Masalah-masalah jarang difollow dengan audit. Audit internal adalah sistem yang membuat perusahaan kita lebih fair dalam penanganan masalah. Audit internal adalah media yang efektif untuk memastikan sistem berjalan
18. Verifikasi tidak dilakukan oleh senior/tim auditor
19. Hasil Problem Solving tidak dilaporkan sampai manajemen
20. Pelaporan Problem Solving ke manajemen masih dalam Bahasa teknis, padahal manajemen biasanya melihat apakah ada aspek kerugian langsung atau tidak, singkatnya laporan perlu dikemas dalam Bahasa UANG. Apakah ada cost down dalam penyelesaian problem solving yang selesai atau apakah ada potensi kerugian bagi problem solving yang masih open atau masih progress
21. Standarisasi hasil problem solving tidak merevisi dokumen terkait
22. Standarisasi hasil problem solving tidak bersifat memperbaiki proses lain, jadi masalah di satu proses harus tindakannya ke proses yang lain juga
23. Hasil standarisasi Tindakan perbaikan kurang disosialisasi, terutama ke pekerja langsung atau operator, misalkan menyampaikan before after setelah perbaikan.
24. Akan diupdate lagi segera

Salam

www.improvementqhse.com

bagi perusahaan yang mau trainking problem solving, QCC atau Kaizen, silahkan hubungi kami di 0877-178-1334, tujuan training akan diarahkan real ke masalah yang ada di perusahaan, kemudian training sekalian dijadikan project improvement dengan target penyelesaian masalah yang benar-benar terjadi di perusahaan