Rekan-rekan ini kondisi yang sering terjadi dalam proses Problem Solving . Ketidakefektifan Problem-Solving sangat mudah dilihat dari pengulangan masalah yang timbul atau adanya kesamaan masalah di internal dan di pelanggan. Secara mendasar penyebab dari ketidakefektifan Problem Solving adalah bisa karena aspek Ketidakpedulian Pekerja dan juga pemahaman terhadap Problem Solving .
Berikut beberapa fakta yang terjadi di perusahaan, yang kebetulan kami identifikasi selama beberapa waktu pada saat training, project assessment atau improvemen proses.
- MASALAH TIDAK DIRESPON CEPAT. Selama respond lambat maka customer dengan mudah melihat perusahaan kita, semakin lama merespon maka akan ada saja hal-hal lain yang dikeluhkan atau diangkat oleh customer. Tetapi kalau kita respond cepat, minimal tidak ada masalah di pelanggan melalui mengganti barang yang dikomplain. Bahkan kadang ada hal memilah-milah customer dalam merespond. Customer galak ya quick respond, customer santai, kita juga perlu santai merespon. Atau customer dengan jumlah order kecil maka tidak masalah slow respon, tetapi yang customer orderan besaran (utama) maka harus cepat merespon.
- KOORDINASI PROBLEM SOLVING DI INTERNAL TIDAK JELAS, dimana dikumpulkan, siapa yang nanti mengkoordinir meeting pembahasannya?
- Yang mengkoordinir Problem Solving tidak mempunyai karakter tangguh, mudah mengeluh, mudah menyerah, tidak memiliki leadership yang baik dan parahnya tidak MEMAHAMI proses.
- BELUM ADA TIM PROBLEM SOLVING , yang nantinya TIM ini yang membahas semua hal-hal kendala di perusahaan, jadi kendala di semua semua aspek dan sifatnya besar harus ditangani TIM ini. TIM baiknya meeting berkala dan dipimpin oleh senior
- TIM KURANG KOMPAK, member TIM belum melihat bahwa Problem Solving di perusahaan adalah tempat mengasah kemampuan mereka untuk berinvestasi (ada yang bilang investasi yang baik adalah investasi kepala ke atas), jawaban mudahnya ya dengan menghadapi masalah di tempat dimana waktu sadar kita paling lama, itulah investasi terbesar. Dan temat kerja adalah tempat dimana waktu sadar kita paling lama. Lalu kenapa biasanya kurang kompak? Bisa belum satu persepsi (Ego departemennya tinggi), sering Konflik (berdebat), menganalisa dengan data kurang lengkap.
- KURANG EFEKTIF MENGGUNAKAN MEDIA SOSIAL. Media Sosial seperti WAG, Telegram, adalah media yang bisa mensupport dan tidak dalam pelaksanaan Problem Solving. Med-Sos sebenarnya diciptakan untuk memberikan informasi bukan untuk saling berargumen (balas berargumen). Balas Argumen bahkan sampai Panjang sudah pasti tidak akan efektif, malah akan membuat renggang ikatan TIM. Jadi pakailah Med-Sos dengan efektif dengan memberikan data. Dan data-data yang disajikan dikumpulkan oleh Admin dalam TIM dan kemudian dibahas dalam Meeting.
- KURANG KOORDINASI DENGAN PELANGGAN, padahal mengetahui penyebab itu harus diketahui masalahnya terlebih dahulu, bahkan siapa tahu masalah problem yang dimaksud sebenarnya bukan yang dikirim dari perusahaan kita. Jadi ada masalah, minta saja barangnya atau foto atau deskripsi dll
- TIDAK MELIHAT FAKTA bila ada masalah. FAKTA itu adalah error atau kondisi sehingga masalah terjadi. Baru lakukan Analisa terhadap fakta error itu.
- MASALAH DISERAHKAN KE SATU ORANG/DEPARTEMEN, padahal baiknya sih tim, karena 1 masalah pasti ada banyak aspek penyebab (aspek 5M+1E). Karena susah mendapatkan fakta maka Analisa sekedarnya saja sehingga tindakan tidak mengarah ke penyebab. YANG PENTING MERESPON KE PELANGGAN WALAU DENGAN JAWABAN TIDAK SESUAI ACTUAL MASALAH.
- PEMAHAMAN PROBLEM SOLVING TIDAK MERATA dimiliki penanggungjawab proses, sehingga ketika berdiskusi seolah-olah tidak semua berpikir. Bahkan ada yang menebak-nebak atau mengarang, hal ini terlihat dalam Laporan Analisa penyebab, tidak nyambung antara masalah dan penyebab
- ANGGAP MASALAH SELESAI PADAHAL PENYEBABNYA BELUM DITEMUI ATAU TIDAK EFEKTIF. Ingat ada masalah maka actionnya harus ada ke MASALAH, kemudian ke PENYEBAB. Mencari penyebab perlu metoda dan koordinasi dengan Tim Problem Solving . Sangat sulit melakukan Problem Solving seorang diri. Lagi juga kita punya pekerjaan yang lain.
- CARA ANALISA PENYEBAB YANG DINILAI KURANG DIPAHAMI, sehingga masalah sering berulang
- Tidak mengidentifikasi fakta terlebih dahulu. Hanya Analisa di meja
- Masalah hanya pada kenapa TERBUAT SAJA (DON’T MAKE), tetapi DON’T DELIVER dan DON’T INPUT nya tidak dibahas.
- Tidak bisa membedakan Tindakan terhadap masalah dan Tindakan terhadap penyebab
- Analisa 5Whynya hanya 1 penyebab, padahal 1 masalah ya minimal 2-3 penyebab
- Why analisisnya tidak mengkoreksi sistem, sifatnya diingatkan, kasih training dll
- Jawabannya dominan merevisi atau membuat Intruksi kerja, error proving atau pokayokenya sedikit sebagai penyelesaian, bahkan jarang atau tidak ada? Intinya Hasil Problem Solving kurang merevisi sistem atau tidak pernah ke aspek Automasi, terutama terhadap parameter penting
- LAPORAN-LAPORAN KETIDAKSESUAIAN TIDAK DIREKAP UNTUK DIBAHAS SECARA FUNDAMENTAL APAKAH PENYEBAB MENDASARNYA. Biasanya Analisa WHY TERAKHIR berhenti ketika mengkoreksi sistem, jadi nanti sistem (4M+1E) ada yang dikoreksi. Katakanlah standarisasi tekanan Selang tidak ada sehingga mesin selalu bocor, tetapi kenapa standarisasi selang tidak ada? Apakah penyebab faktor tidak ada standarisasi selang itu? Apakah atasan kurang mengawasi?/tidak memberikan perintah? atau tidak paham?Atau tidak ada referensi? dll
- LAPORAN-LAPORAN KETIDAKSESUAIAN YANG PERNAH TERJADI TIDAK DIFOLLOW UP SAMPAI EFEKTIF, BUKAN setelah countermeasure dilakukan. Bukankah bisa terjadi masalah berulang ketika countermeasure sudah dilakukan? jawabnya bisa. Jadi perlu memastikan efektifitas countermeasure dengan memastikan ada trend penurunan masalah. Ungkap dengan data, minimal 1 bulan.
- LAPORAN TIDAK STANDARD, satu lembar dengan isian singkat saja dan tidak ada tool analisa yang dipakai, misalkan tidak ada kolom deskripsi masalah, table 5why/fishbond, tidak ada perbedaan kolom Tindakan ke Masalah dan Penyebab.
- MASALAH PRODUK HANYA DILIHAT KEGAGALAN DI PROSES SAJA, kenapa terkirim dan kenapa terinput tidak dianalisa. Membahas satu complain produk secara terpadu (komplit) maka ini sebenarnya bisa mereformasi cara kerja. Ingat masalah itu bukan karena satu faktor, tetapi banyak Faktor.
- TIDAK MELIHAT TREND DALAM EFEKTIFITAS PERBAIKAN, efektifitas hanya dengan melihat Tindakan terhadap masalah dan penyebab sudah dilakukan. Baiknya apapun masalah gunakanlah trend data untuk melihat efektifitas perbaikan. Dinilai Efektif bila masalah ada trend berkurang atau hilang.
- MASIH ADA PERSEPSI SEMUA MASALAH QC YANG MENGERJAKAN, mulai mengajak meeting, Analisa sampai buat laporan.
- MASALAH-MASALAH TIDAK DIFOLLOW DENGAN AUDIT INTERNAL. Audit internal adalah sistem yang membuat perusahaan kita lebih fair dalam penanganan masalah. Audit internal adalah media yang efektif untuk memastikan sistem berjalan
- VERIFIKASI TIDAK DILAKUKAN OLEH SENIOR/TIM AUDITOR
- HASIL PROBLEM SOLVING TIDAK DILAPORKAN SAMPAI MANAJEMEN
- PELAPORAN PROBLEM SOLVING KE MANAJEMEN MASIH DALAM BAHASA TEKNIS, padahal manajemen biasanya melihat apakah ada aspek kerugian langsung atau tidak, singkatnya laporan perlu dikemas dalam Bahasa UANG. Apakah ada cost down dalam penyelesaian Problem Solving yang selesai atau apakah ada potensi kerugian bagi Problem Solving yang masih open atau masih progress
- STANDARISASI HASIL PROBLEM SOLVING TIDAK MEREVISI DOKUMEN TERKAIT
- STANDARISASI HASIL PROBLEM SOLVING TIDAK BERSIFAT MEMPERBAIKI PROSES LAIN, jadi masalah di satu proses harus tindakannya ke proses yang lain juga
- HASIL STANDARISASI TINDAKAN PERBAIKAN KURANG DISOSIALISASI, terutama ke pekerja langsung atau operator, misalkan menyampaikan before after setelah perbaikan. Kalau ada Know How (pemahaman) maka disarankan dibukukan, dibuat journal kecil, pembelajaran yang paling efektif adalah dari masalah. Ingat pepatah Pengalaman adalah guru yang paling baik. Kalau pengalaman problem Solving itu baik, yang buatlah jadi buku (guru) yang nantinya bisa dishare atau dibaca berulang-ulang
- Akan diupdate lagi segera
Salam
www.improvementqhse.com
bagi perusahaan yang mau trainking Problem Solving , QCC atau Kaizen, silahkan hubungi kami di 0877-178-1334, tujuan training akan diarahkan real ke masalah yang ada di perusahaan, kemudian training sekalian dijadikan project improvement dengan target penyelesaian masalah yang benar-benar terjadi di perusahaan
