Pengertian special status menurut IATF 16949 adalah Notifikasi ke supplier yang diidentifikasi pelanggan dimana ditemukan ketidaksesuaian satu atau lebih terhadap persyaratan pelanggan yang menyebabkan kendala serius di kualitas dan pengiriman (lihat Term and Definition pada Manual IATF 16949).  Ada juga yang berpendapat lain mengenai special status, dimana dianggap bahwa semua complain pelanggan adalah sama dengan special status. Di IATF 16949 membatasi hal definisi spesial status, dikatakan bahwa spesial status adalah terkait masalah kualitas dan pengiriman. Tetapi memang dalam implementasi atau aturan (prosedur) terkait Notifikasi Pelanggan, semua inputan dari customer harus ditanggapi dan ditindaklanjuti, jadi untuk membedakan perlu atau tidak membedakan mana yang spesial status atau tidak, dinilai tidak penting.

Kadang untuk beberapa pelanggan mensyaratkan mengenai perlakukan notifikasi spesial status, misalkan:

• Di persyaratan GP5 GM, di mana pemasok harus melakukan kontrol terhadap stop kirim/proses setelah masalah diidentifikasi, aturan perlu ditetapkan dengan jelas. Untuk hal yang sama dengan ini, IATF 16949 meminta siapa yang bertanggungjawab terhadap stop pengiriman, stop proses dan siapa yang bertanggungjawab terhadap tindakan perbaikannya bila ada kendala terkait produk dan pengiriman (Lihat buku IATF 16949 pasal 5.3.2)
• Ada ketentuan lain yang meminta spesial status harus sampai monitoring dan perbaikan di subcont, jadi saat pelanggan mengeluarkan Spesial status, perusahaan harus memeriksa sampai dengan subcont/pemasok, untuk memastikan sejauh mana subcont berperan menghasilkan kualitas produk atau berdampak ke hasil produk-jadi bermasalah yang kita telah kirim ke pelanggan. Nah bila memang terbukti memberikan dampak ke produk bermasalah yang kita kirim, maka pelanggan kemudian mengeluarkan HOLD, REVOKED atau status lainnya termasuk pemberitahuan status khusus

Saat Audit sistem IATF 16949, Spesial Status akan ditanyakan, ya semua spesial status yang terjadi semenjak audit Badan Sertifikasi sebelumnya (lihat point 5.7.1 pada manual Automotive Certification Scheme for IATF 16949),  semua Spesial Status harus jelas, mulai dari identifikasi awal, tindakan perbaikan dan follow-upnya. Ingat untuk ketidaksesuaian Spesial Status yang dinilai auditor mencerminkan kelemahan sistem atau masih ada potensi pengiriman barang dengan kualitas barang yang belum dipastikan kesesuaiannya, MAKA kondisi di atas akan masuk ke kategori TEMUAN MAJOR (lihat term dan condition point 10.0 halaman 56, pada manual Automotive Certification Scheme for IATF 16949).

Selama konsultasi, kami selalu memberikan penekanan pada masalah-masalah complain terutama spesial status, mulai pemahaman Root Cause Analysis sampai dengan konsep follow up perbaikan. Berikut beberapa tips untuk pengelelolaan spesial status/masalah terkait produk:

• Penanganan kasus Spesial Status bisa dibedakan, ini jelaskan saja di prosedur Tindakan Perbaikan atau Pencegahan, bagaimana penanganannya secara keseluruhan, secabagai bukti buatkan saja list semua Notifikasi Pelanggan, lalu bedakan mana yang spesial status dan bukan.
• Pastikan di form penanganan masalah mempunyai metoda untuk menelusur ke penyebab, misalkan Metoda Why Analisis, Don’t: Input, Make dan Deliver, dst
• Buatkan team yang mempunyai kemampuan baik dalam menganalisa dan tangguh, ingat bahwa setiap masalah adalah peluang untuk perbaikan dan membuat seseorang matang dalam memahami konsep-konsep pengetahuan
• Masukkan identifikasi telusur mulai dari WIP, gudang dan bahkan sampai supplier/pemasok
• Lakukan prinsip: Datang, lihat dan Analisa, untuk semua masalah, istilahnya evaluasi TKP,identifikasi semua fakta-fakta kemudian lakukan kajian
• Pahami Konsep Root Cause Analisis dengan benar, pastikan setiap analisa terhadap fakta memperbaiki sistem yang ada di perusahaan
• Jangan andalkan revisi dokumen saja, gunakan mekanisme lain sehingga masalah tidak terjadi lagi, misalkan: ganti spec, ganti layout, penyediaan alat yang sifatnya pokayoke/antierror, penggunaan /penambahan point kontrol di cheksheet.
• Follow up tindakan, usahakan jelas siapa yang follow up dan kapan pelaksanaannya
• Review efektifitas dengan prinsip apakah masalah hilang atau berkurang, bila masalah masih ada maka pastikan Spesial Status atau Notifikasi itu berstatus OPEN
• Laporkan ke manajemen, terutama untuk spesial status, biasanya kasus spesial status memerlukan biaya relative besar

OK Bagaimana pengelolaan spesial status di tempat anda?

Salam

www.improvementqhse.com