Proses pembelian adalah proses yang mengatur interaksi perusahaan dengan supplier, supplier itu bisa penyuplai barang atau jasa. Proses pembelian itu bukan hanya terjadi ketika ada permintaan sampai barang diterima, tetapi sampai bagaimana perusahaan bisa melakukan pengembangan sistem di rekanannya (supplier). Melihat customer dan supplier harus dilihat dengan posisi sejajar, ketika supplier mempunyai sistem yang bagus maka customer akan lebih baik dari sisi material atau jasa yang masuk ke perusahaan. Jadi proses pembelian yang sukses adalah bagaimana menghasilkan supplier yang bisa seirama dengan perusahaan, maksudnya seirama adalah dihasilkannya nilai yang baik pada performance supplier.

Interaksi di proses Pembelian dapat digambarkan seperti ini bagan di bawah ini:

Persepsi persyaratan IATF 16949 terkait pembelian adalah menginginkan supplier sebagai mitra perusahaan, maksudnya mitra itu adalah menginginkan perusahaan tidak hanya memastikan kesesuaian produk yang dibeli, tetapi bisa sampai mendevelop supliernya (bila memungkinkan). Development yang efektif akan menghasilkan kontinuitas tidak hanya pada aspek kualitas tetapi juga produktifitas dan efesiensi.

Berikut persyaratan yang diminta IATF 16949:

• Semua jenis supplier/subcont yang mempengaruhi persyaratan pelanggan harus diidentifikasi, termasuk juga jasa kalibrasi, jasa proses utama [8.4.1.1]
• Seleksi supplier dilakukan tidak hanya pada proses mereka saja tetapi kemampuan finansial, pengalaman di automotive, teknologi dan aspek yang lain [8.4.1.2]
• Bila ada supplier ditunjuk customer, supplier/subcont, semua persyaratan tetap harus dipenuhi, tetapi persyaratan 8.4.1.2 bisa dikecualikan
• Perusahaan harus mempunyai sistem bagaimana mengontrol supplier /subcont, mulai dari sistem pemilihan, monitoring, evaluasi sampai dengan developmentnya [8.4.2.1]
• Pemenuhan Persyaratan dan Peraturan, peraturan yang dipatuhi tidak hanya dinegara customer yang memesan, tetapi juga Negara yang memakai produk yang dibuat [8.4.2.2]
• Bagaimana mendevelop Sistem Manajemen Supplier? Minimal sistemnya sesuai dengan ISO 9001 atau bisa saja tidak asal ditunjuk oleh customer. Hal yang diinginkan dalam tahap akhir development supplier adalah (bila memungkinkan), adalah supplier mendapatkan sertifikat IATF 16949  [8.4.2.3]
• Untuk supplier pembuat software (produk bersoftware), harus digunakan bentuk metoda assessment khusus [8.4.2.3.1]
• Harus ada bentuk kreteria bagaimana mengevaluasi kemampuan supplier, ada point minimal yang harus dipenuhi (pengiriman, disruption, kualitas, frekuensi premium freight) [8.4.2.4]
• Bagaimana sistem dan bukti verifikasi keberterimaan supplier (misalkan: hasil test, metoda sampling yang base performance, evaluasi part, hasil audit dan metoda lain) [8.6.4]
• Walaupun ada supplier yang ditunjuk customer, perusahaan tetap harus menginformasikan informasi terkait minimal dengan kualitas, schedule kirim, garansi, status recall [8.4.2.4]
• Bagaimana pelaksanaan audit supplier? Apa acuan untuk melakukan audit supplier? Semua record audit harus disimpan dan audit harus konsisten dengan pendekatan proses di automotive (gunakan IATF Auditor guide dan ISO 19011) [8.4.1.4.1]
• Bagaimana Penetapan kompetensi auditor ke supplier? Bagaimana memastikan audit supplier memerhatikan persyaratan dari pelanggan kita? (7.2.4).
• Bagaimana bentuk mengevaluasi kompetensi auditor supplier, minimal kompetensi auditor supplier itu pemahaman: Pendekatan Proses, Risk Base Thinking (RBT), Persyaratan Pelanggan kita dan Persyaratan yang kita berikan, ISO 9001 dan IATF 16949, FMEA dan Control Plan, Coretools, Manajemen Audit
• Supplier development harus dilakukan terhadap supplier yang aktif, inputan supplier development bisa saja dari:
  • Issue Performance
  • Temuan hasil audit
  • Hasil Audit pihak ketiga
  • Analisa risiko [8.4.2.5]
• Bagaimana menerapkan persyaratan satutory dan regulatory yang berlaku serta karakteristik produk dan proses ke supplier, semua persyaratan itu harus benar-benar diturunkan dan dilakukan oleh supplier [8.4.3.1]

Salam

www.improvementqhse.com