Dalam bekerja kita harus mempunyai panduan dan bukti pelaksanaan. Panduan untuk membantu kita memahami dan mengurangi masalah yang timbul, sedangkan record itu buktinya bahwa kita sudah melakukan pekerjaan itu. Dalam sistem sekarang semua bukti pelaksanaan baik itu dokumen, record, foto, atau bukti yang lainya, disebut Informasi yang terdokumentasi (documented information). Di atulisan ini kita bahas mengenai Record dan Panduan.

Record sebagai bukti kita melaksanakan sesuatu, sedangkan Aturan (prosedur, Intruksi kerja, standar inspection) adalah panduan kita bekerja.  Pembuktian  kita bekerja sesuai bukan dilihat aturannya tetapi recordnya, bukti konsistensi pelaksanaan terhadap kegiatan itu adalah  sejauh mana kita menyimpan record-record itu, jadi point utama pengendalian Record itu adalah ketentuan masa simpan. Masa simpan record di IATF 16949  dipertegas di pasal 7.5.3.2.1, dimana dinyatakan bahwa rcord harus sesuai dengan peraturan, perundangan, kebutuhan organisasi dan persyaratan pelanggan.  Misalkan:

• PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA
  NOMOR 269/MENKES/PER/III/2008 TENTANG REKAM MEDIS, dimana di atur di BAB IV pasal 8 tentang PENYIMPANAN, PEMUSNAHAN, DAN KERAHASIAAN, dikatakan rentention di atur 5 atau 10 tahun sesuai dengan jenis recordnya

Untuk record-record yang tidak disebutkan masa simpannya tidak ditentukan dalam peraturan dan perundangan atau pelanggan, maka perusahaan harus menentukan sendiri. Pertimbangan masa simpan adalah waktu produk aktif selama diproduksi dan pelayanan, misalkan:

• Satu perusahaan membuat satu part dengan kontrak 10 tahun dan saat ini masih berjalan, maka masa simpan produk bisa ditetapkan: masa aktif produk + 1 tahun = 11 tahun
• Satu perusahaan memberikan mendapatkan produksi spare part sebagai layanan service. Di sebutkan masa garansi parts itu 5 tahun, maka masa simpan record itu selama 5 + 1 tahun = 6 tahun

Beberapa record yang disebutkan untuk disimpan sesuai masa simpan: PPAP (buti penyetujuan produk, penyetujuan test, hasil test peralatan), Record Tooling, Design Record, bukti test

Mengenai Panduan, intinya panduan itu harus yang terkini (update dan disetujui oleh yang berwenang, jadi bagaimana menilai panduan sistem (IK, prosedur manual) itu sesuai, adalah dengan melihat adanya approval dan kekinian dari dokumen itu. Karena isinya panduan harus dipahami maka semua pihak yang terkait pekerjaan itu harus mengetahui, point ini membahas mengenai distribusi panduan.

Di IATF 16949 pasal 7.5.3.2.2 panduan yang di bahas terkait dokumen Enginering, dimana Pasal 7.5.3.2.2 ini meminta:

• Adanya prosedur yang mengatur proses dokumentasi, mulai dari awal, ditribusi dan implementasi
• Diatur juga bagaimana ketika dokumen engineering berubah, recordnya harus disimpan dan dokumen diupdate/terkini
• Semua review dokumen engineering direview selama 10 hari kerja, di ISO/TS 16949 disebutkan 2 minggu kerja
• Dijelaskan juga dalam bentuk NOTE bahwa pertimbangan penyetujuan pelanggan ketika perubahan terkait ke desain record atau terkait PPAP

Bagaimana pelaksanaan implementasi pengendalian Record dan Dokumen di tempat anda?