Di sistem IATF 16949 dinyatakan bahwa improvement itu adalah mengurangi variasi. Variasi? Ya, industri yang unggul adalah industri yang bisa mengelola variasi. Misalkan minuman Soda yang terkenal di seluruh dunia. Apakah rasa minuman itu berbeda di kota Bekasi atau Karawang?  Hehe tentu tidak bukan.

Kalau kita bahas arti variasi, variasi adalah nilai data yang kita amati, seberapa tersebarnya data yang kita amati itu, baik dalam ukuran kecil atau besar, sehingga kita dapat memahami, mengatur, dan mengevaluasi data yang dihasilkan itu. Tentu juga dibantu dengan nilai yang lain seperti Rata-rata (mean) dan standar deviasi. Intinya semua pekerjaan atau proses kita mempunyai output dalam bentuk angka, angka-angka itu tersebar (bervariasi), selama kita memahami pekerjaan kita, sebenarnya kita telah memahami pola variasi dari proses/pekerjaan yang kita Kelola.

Tetapi apakah pola variasi itu selalu sesuai dengan kondisi yang kita harapkan? Tentu tidak. Karena ada faktor-faktor 5M+1E yang merubah atau tidak konsisten dikontrol atau bahkan belum dikontrol sama sekali. Belum dikontrol sama sekali karena memang pengetahuan kita yang terbatas. Kemudian ketika kita menyepakati perlu adanya perubahan yang sangat menantang, yaitu mengajak orang lain mengontrol. Kalau susah mengajak orang lain untuk mengontrol maka proses akan meminta kontrol secara automasi, kalaupun tidak dilakukan automasi maka siap-siap saja akan banyak kerugian. Automasi tentu akan meminta biaya, tetapi asal lebih menguntungkan, mengapa tidak?

Lalu bagaimana caranya orang lain mau melakukan atau biaya automasi disetujui atasan? Apalagi yang dihadapi adalah rekan-rekan yang sudah merasa puas dengan kondisi saat ini, jadi selalu menentang bila ada perubahan, padahal perubahan itulah yang abadi dan diam adalah mati.  Kelompok orang yang katanya sukar dirubah adalah pekerja yang sangat pintar atau pekerja yang sudah lama di satu posisi dan sedikit/bahkan tidak sama sekali melakukan perubahan (alias bebal), nah untuk menghadapi ketidaktertarikan mereka, coba gunakan pola-pola data, selama data kita valid dan kita bisa mengemas data itu dengan baik, maka yakinlah itu bisa mengajak mereka berubah. Bukankah banyak orang yang akhirnya rajin berolahraga, tidak merokok lagi atau mempunyai gaya hidup sehat ketika sudah melihat data Medical Chek up/atau rasa sakit yang semakin terasa bahkan sering timbul? (Health Believe Model)

Jadi bagaimana membuat pola data itu? Beberapa tips dari kami agar kita bisa menggerakkan orang lain dengan statistik, terutama saat kita akan mengajukan ide improvement atau perubahan:

• Lakukan uji terhadap penyebab permasalahan yang jadi momok di perusahaanmu (data komplain, reject terbesar, nilai cost yang besar). Ingat ya penyebabnya, bukan hanya hasil akhirnya. Buat dugaan-dugaan (hipotesa) yang bakal difollow up.
• Lakukan kajian dengan melihat pola data, gunakan data sedikit saja dulu. Pilih satu area/lokasi/line bahkan mesin. Gunakan uji hipotesa (mean, variasi dan populasi). Uji hipotesa ini dikenal dengan nama statistik Industri. Mau tidak mau kita harus pahami teknis statistic ini. Ingat pikiran dan pendapat kita harus dengan bukti secara statistik. Meyakinkan kondisi ide perubahan/improvement kita dengan pendekatan Uji Hipotesa statistik
• Lakukan Uji beberapa kali, jangan sekali, saran saya lakukan uji 3-5 kali. Kenapa beberapa kali, karena pelaksanaannya adalah sampling dan untuk memastikan semua kondisi terwakili.
• Selalu berpikir ke variasi, perbaikan kita akan lakukan bila variasi terlalu lebar, atau pola variasi tidak normal (pola variasi pelajari di buku Statistical Process Control)
• Gunakan referensi, jangan opini kita saja untuk menguatkan dugaan atau tujuan improvement/perubahan kita
• Jangan berhenti bila hasil tidak memuaskan. Kalau belum berhasil, berhentilah dulu dan maju lagi ketika waktunya pas. Terutama ketika ide kita disetujui dan saat pembuktian sepertinya gagal.
• Pahami mamfaat sebesar-besarnya bila perubahan/improvement ini dilakukan, dan baiknya dalam data nilai (uang).
• Bicarakan Uji yang kamu sudah yakini dalam pembicaraan santai untuk mengangkat ke kondisi formal.
• Usahakan punya teman sekerja yang menyukai kegiatan-kegiatan improvement atau perubahan
• Ketika berhasil, usahakan rekan sekerja yang memaparkan keberhasilan itu, sambil kita memikirkan ide yang lain dan katakan terimakasih atas keterlibatan mereka dan kalau ada hadiahnya, dibagi-bagi saja (be humble). Dan ingat semakin banyak realisasi ide positif kita dirasakan orang lain maka kita sebenarnya siap untuk membuat sesuatu di luar secara mandiri dan sebenarnya juga memperkuat pola pikir kita, bahwa hidup untuk memberi bukan memiliki (melayani)

Semoga berhasil dengan tips di atas untuk mengajak teman sekerja melakukan improvement dan perubahan

Salam

www.improvementqhse.com