JAM TAMBAHAN AUDIT SERTIFIKASI IATF 16949 

JAM TAMBAHAN AUDIT SERTIFIKASI IATF 16949 

Untuk mendukung metodologi penghitungan hari audit berbasis risiko, IATF telah memutuskan agar lembaga sertifikasi memfokuskan lebih banyak waktu pada masalah kinerja yang menimbulkan risiko bagi pelanggan, untuk mendukung persyaratan Peraturan IATF Edisi Selengkapnya »

IATF 16949 MENCAKUP SEMUA SUKU CADANG SERVIS/PENGGANTI

IATF 16949 MENCAKUP SEMUA SUKU CADANG SERVIS/PENGGANTI

Artikel ini menjelaskan terkait perubahan ketentuan perusahaan yang bisa disertifikasi IATF 16949., kami pernah juga memberikan link tulisan yang hampir sama terkait part after market yang manufaktur(pabrik)nya bisa disertifikasi IATF 16949, baca Selengkapnya »

ALASAN DAN KETENTUAN SPECIAL AUDIT SISTEM IATF 16949

ALASAN DAN KETENTUAN SPECIAL AUDIT SISTEM IATF 16949

Lembaga sertifikasi melakukan SPECIAL AUDIT terhadap klien yang disertifikasi untuk: untuk menyelidiki keluhan kinerja sebagai respons terhadap perubahan sistem manajemen mutu klien perubahan signifikan di situs klien; akibat sertifikat yang ditangguhkan untuk Selengkapnya »

BAGAIMANA KOMPETENSI AUDITOR IATF 16949 DARI BADAN SERTIFIKASI KITA?

BAGAIMANA KOMPETENSI AUDITOR IATF 16949 DARI BADAN SERTIFIKASI KITA?

Artikel ini respon dari perubahan Rules for achieving and maintaining IATF Recognition IATF Rules 5th Edition yang nantinya akan menjadi edisi ke-6 Di point perubahan  Rules for achieving and maintaining IATF Recognition IATF Selengkapnya »

INTERNAL AUDIT KURANG PAS KALAU BELUM MENGACU KE ISO 19011,

INTERNAL AUDIT KURANG PAS KALAU BELUM MENGACU KE ISO 19011,

Di pasal 7.23 IATF 16949 tentang Kompetensi Internal Auditor, dinyatakan bahwa HARUS ada proses yang terdokumentasi untuk memverifikasi kompetensi auditor, kemudian dinyatakan lagi lihat ISO 19011. Pertanyaannya bentuk Dokumen yang sesuai referensi Selengkapnya »

PART AFTER MARKET KINI MASUK RUANG LINGKUP SISTEM IATF 16949

PART AFTER MARKET KINI MASUK RUANG LINGKUP SISTEM IATF 16949

The IATF decided to modify the eligibility requirements to include all service/replacement parts. Sebelumnya dalam tulisan kami di link https://www.improvementqhse.com/7-tips-untuk-siap-mempunyai-sistem-iatf-16949/, menyatakan bahwa jenis produk untuk sistem IATF 16949 bukan termasuk SPARE PART, Selengkapnya »

UPDATE CSR GM – PENGALAMAN PIHAK LAIN ADALAH GURU YANG PALING BAIK

UPDATE CSR GM – PENGALAMAN PIHAK LAIN ADALAH GURU YANG PALING BAIK

Mengenai apakah dan konsep CSR, bisa dilihat di link ini: https://www.improvementqhse.com/customer-requirement-cr-dan-customer-specific-requiement-csr-2/ Ketika ada CSR yang berubah, misalkan dari General Motor, pasti perubahan ini disebabkan suatu hal dan tujuannya memperbaiki sistem yang saat Selengkapnya »

BAGAIMANA ASPEK KOMPETENSI BISA BIKIN GAGAL AUDIT?

BAGAIMANA ASPEK KOMPETENSI BISA BIKIN GAGAL AUDIT?

Pembahasan ini diambil dari SI 7.2.1 Automotive Certification Scheme for IATF 16949 Perlu ditetapkan dan dijalankan cara mengidentifikasi pelatihan dan Kesadaran dan pencapaian kompetensi semua pekerja, terutama yang langsung mempengaruhi persyaratan produk dan Selengkapnya »

PAHAMI 4 DOKUMEN (MANUAL) INI DULU DARIPADA GAGAL SERTIFIKASI IATF 16949

PAHAMI 4 DOKUMEN (MANUAL) INI DULU DARIPADA GAGAL SERTIFIKASI IATF 16949

1 RULES FOR ACHIEVING AND MAINTAINING IATF RECOGNITION Beberapa waktu lalu ada calon client kami, yang membuat part untuk kendaraan, dan ingin mendapatkan sertifikasi IATF 16949, kami saat itu diundang untuk presentasi Selengkapnya »

MEMBUAT CONTINGENCY YANG EFEKTIF

MEMBUAT CONTINGENCY YANG EFEKTIF

MEMBUAT CONTINGENCY YANG EFEKTIF PERTANYAAN dari FAQ tentang Contingency Plan (https://www.iatfglobaloversight.org/wp/wp-content/uploads/2022/05/IATF-16949-FAQs_May-2022.pdf) Apa langkah kunci untuk mengembangkan Contingency Plan yang efektif?   JAWAB Perusahaan diharuskan untuk menunjukkan bahwa ia telah dikembangkan dan diimplementasikan Selengkapnya »

 

ALASAN MENDASAR KENAPA AUDIT INTERNAL HARUS DILAKUKAN!

Internal Audit dalam sistem manajemen apapun dinyatakan dengan kata SHALL, ya maksudnya HARUS. Alasan di belakang itu karena Internal audit merupakan media yang efektif untuk memberikan arahan ke manajemen untuk bertindak dan memastian konsistensi suatu kegiatan. Simpelnya mau mengetahui efektifitas suatu kegiatan, ya diaudit saja. (Lihat Prinsip Internal Audit di ISO 19011).

Ketika membaca Prinsip dari Internal Audit, sepertinya  internal audit diperusahaan, banyak menjauh dari prinsip ini (perlu waktu panjang untuk ungkapkan ini, di artikel ini disampaikan beberapa alasannya, jadi silahkan baca seluruhnya ya bapak/ibu)

 

Metoda yang lain untuk memastian efektifitas suatu kegiatan/proses bisa dengan memonitor targetnya. Target itu direkap oleh departemen yang bertanggungjawab, dilaporkan dan dinyatakan efektif atau tidak oleh departemen itu sendiri juga. Nah kalau sebagian besar tahap kegiatan evaluasi dilakukan oleh departemen yang sama, ini belum fair namanya.

Ok biar lebih jelas kami contohkan, misalkan Departemen Produksi, punya target Defect Part Internal maksimal 5%. Maka bagian produksi dengan berkoordinasi dengan QC merekap data ini, dan melaporkan tiap bulan pencapaiannya, tentu dengan action plannya. Action plannya dikatakan efektif bila sudah dikerjakan semua (bila perlu sesuai dengan target waktu dan kendala tidak berulang atau berkurang).

Pertanyaannya siapa yang memastikan itu semua? (merekap, melaporkan dan menyatakan efektif). Bukankah tidak fair kalau dalam kegiatan dari DO dan EVALUASI dinyatakan oleh bagian yang sama. Ok-ok, memang departemen itu pasti melaporkan dengan data dan action yang benar dan action yang dilaporkan kan bisa dilihat semua orang. Pertanyaanya apakah departemen yang lain /personal manajemen akan konsern sampai detail pelaksanaan action plannya? Mungkin mereka hanya lihat dampaknya setelah perbaikan dilakukan, apakah nilai defect produk berkurang atau tidak dari 5 %. Tetapi semoga managementnya blusukan lihat perbaikan itu semua,  tetapi bagaimana dengan pekerjaan utama mereka nantinya?

 

Hal yang kedua mengapa Internal Audit harus dilakukan? ya karena ada proses membiasakan mulai dari tahap Perencanaan sampai dengan Follow up Internal Audit , apalagi kalau kita membuat sistem sampai sertifikasi (misalkan sistem IATF 16949, SMK3, ISO 45001 dst). Karena sifat keharusan (SHALL) itu yang meminta tidak hanya ada tetapi sampai efektif.  Jadi intinya  membutuhkan WAKTU LAMA karena UNTUK MEMULAI, MEMBIASAKAN DAN PERLU WAKTU DALAM FASE PERBAIKAN TEMUAN.

Kegiatan Internal Audit merupakan kegiatan yang biasanya baru. Membentuk kebiasaan mengaudit itu tidaklah mudah, mesti membongkar persepsi mendasar mengenai banyak prinsip, kalau tidak proses audit akan menimbulkan masalah antara departemen bahkan permusuhan antara pekerja. Maka itu diperlukan pemahaman beberapa prinsip untuk melihat pentingnya internal audit, misalkan prinsip:

  • BANYAK MASALAH ITU MEMBUAT KITA MATANG / WELCOME PROBLEM
  • CARA KERJA DI DEPARTEMENMU BELUM FAIR KALAU TIDAK PERNAH DIAUDIT
  • JANGAN PERNAH SALAHKAN PEKERJA KALAU ADA MASALAH
  • KALAU ADA MASALAH LAKUKAN DUA ACTION: HILANGKAN MASALAH DAN PENYEBABNYA
  • USAHAKAN UNGKAP SESUATU DENGAN FAKTA KALAU BELUM ADA JANGAN PERNAH MARAH
  • BERANI KARENA KITA TAHU ADA YANG DILANGGAR
  • BERES ITU BUKAN ACTION SUDAH DILAKUKAN, TETAPI MASALAH HILANG ATAU BERKURANG
  • IMPOSIBLE TEMUAN SAAT INI MAKA CLOSED /EFEKTIF HARI INI
  • dll

Selain membentuk kebiasaan internal audit, point kedua yang perlu waktu lama adalah saat ada perbaikan dari temuan Internal Audit itu sendiri . Bayangkan saja, bila dinyatakan proses internal audit tidak efektif, maksudnya tidak efektif bisa karena :

  • Schedule audit belum direncanakan untuk 3 jenis audit
  • Kompetensi Auditor QMS, Proses dan Produk
  • Cheklist Audit tidak bersifat turtle approach
  • Pelaksanaan Audit tidak efektif (belum semua proses diaudit, saat ada masalah terkait produk/proses tidak dilakukan follow up dengan audit dll)
  • Penulisan Laporan tidak memenuhi aspek PLOR
  • Follow up audit tidak efektif (Masalah dan analisa tidak nyambung, status temuan belum tepat: major, minor, improvement, persepsi efektifitas temuan yang belum tepat dll)
  • Review Kompetensi Auditor setelah audit belum dilakukan dll
  • Dst

Bila ada satu atau beberapa item di atas yang disimpulkan, maka akan ada potensi audit dilakukan ulang. Ingat perbaikan tentunya di awali dengan sosialisasi/training ulang (SOSIALISASI ULANG AKAN SELALU ADA KALAU KITA MEREVIEW SEMUA POTENSI PENYEBAB MASALAH), lalu pelaksanaan audit, kemudian bisa saja dibuktikan dengan audit ulang. Pembuktian sampai audit ulang ini yang bisa memakan waktu yang lama. Padahal di sistem IATF 16949 ada pembatasan waktu. Ok kita bisa kejar kok, BANYAK CARA KE ROMA, kita buatin saja juga bisa, seolah-olah audit internal dilakukan, OK itu bisa kok, jadi kita bisa mengelabui Auditor Badan Sertifikasi. Kalau seperti itu maka pelaksanaan jadi sekedarnya bukan, dan yakinlah kalau masalah akan terus berulang pada tahun berikutnya, karena kebiasaan mengaudit dengan benar GAGAL dibentuk,  padahal INGAT bahwa Tujuan Internal Audit untuk inputan Management Bertindak dan pemastian konsistensi di proses, juga memberikan improvement.

 

Bagaimana pelaksanaan Internal Audit di perusahaan anda?

 

www.improvementqhse.com

 

Open chat
Need Help?
hello, ada yang bisa kami bantu?

oh ya bapak/ibu, kami ada layanan Improvement di Proses, namanya Free Assessment Proses, dilakukan 1-2 hari, cukup dengan mengganti akomodasi Konsultannya saja, tertarik?
845 views