INTERNAL AUDIT IATF 16949

Internal Audit merupakan media yang paling tepat untuk memberikan gambaran bagi perusahaan mengenai sistem yang berjalan sejauh audit diarahkan untuk mengevaluasi performance  dan kendala perusahaan atau mengevaluasi efektifitas pelaksanaan sistem. Bagaimana memastikan action plan terhadap sasaran perusahaan yang tidak tercapai atau action plan penanganan problem dominan dilaksanakan efektif? atau bagaimana action plan suatu komplain pelanggan dilakukan sudah sesuai kesepakatan meeting yang dilakukan? Internal audit bisa dilakukan untuk memverifikasi keefektifan action-action tersebut.  Internal Audit adalah mereview keefektifan suatu sistem kerja, sejauh mana efektifnya? (maksud efektif adalah sistem dijalankan sesuai prosedur dan tujuan/target tercapai dengan melihat aspek 4M=1E).  Misalkan suatu area gudang, pekerjaan gudang efektif jika pelaksanaan kerja sesuai prosedural, FIFO dijalankan, target stock opname tercapai serta barang tidak ada yang rusak. Lalu bagaimana memastikan hasil tersebut secara benar dijalankan? Review pekerjaan actual gudang tersebut bisa dilakukan dengan mengaudit sistem dan implementasi di gudang, termamasuk kondisi layout gudang, kenyamanan pekerja. Tentunya pemahaman auditor akan gudang harus baik tentang proses gudang.

Agar internal audit bias memberikan masukan terhadap performance, kendala dan bisa mereview efektifitas suatu proses, menurut kami perlu dipenuhi beberapa ketentuan ini:

• Internal auditor memahami area yang akan diaudit, minimal proses kerjanya
• Management Representative /penangungjawab sistem memberikan masukan (kisi-kisi) masalah atau problem semua proses ke auditor sebelum mereka mengaudit, jadi kisi-kisi menjadi object utama audit.
• Auditor memahami semua aspek kerja mutu, lingkungan dan keselamatan dan kesehatan. Integrated view terhadap sistem akan memberikan banyak masukan
• Auditor harus bisa melaksanakan audit dan memfollow up audit dengan benar. Bagaimana melakukan wawancara, mengobservasi dan mengamati sewaktu audit. Dan ketika mereview problem bagaiman memastikan tindakan perbaikan atas temuan audit sudah efektif

Hasil audit seharusnya memberikan gambaran yang dijadikan perusahaan untuk action. Sejauh temuan mengarah ke performance atau efektifitas suatu proses maka memungkinkan, untuk itulah diharapkan seorang auditor bisa diharapkan memberikan masukan dari temuan-temuan yang didapat dari proses yang diaudit.

Mengenai INTERNAL AUDIT FOKUS IATF 16949:2016, ada tiga jenis audit yang harus perusahaan lakukan: Audit Produk, Proses Produksi dan Sistem Manajemen, tetapi intinya tetap sama bahwa internal audit menekankansejauh mana proses yang diaudit efektif, jadi penekanannya ke efektifitas suatu kegiatan atau proses tidak hanya kesesuaian. Beberapa  informasi mengenai pelaksanaan audit IATF 16949:2016 :

• Audit fokus ke target pencapaian perusahaan dan target departemen. Bagaimana tindakan perbaikan yang dilakukan. Memang pelaksanaan audit yang baik harus fokus ke target dan perencanaan mencapai target, oleh karena itu audit apapun harus mengarah ke target dan perencanaanya
• Audit fokus ke risk semua proses termasuk FMEA dan Control plan. Risk assement proses merupakan perubahan yang significant pada perubahan sistem di ISO 9001:2015/IATF 16949:2016
• Audit dilakukan pada semua shift untuk memastikan kegiatan di shift yang ada adalah sama dan konsisten. Semakin sama hasil audit yang dihasilkan pada semua shift maka akan semakin terlihat sistem yang dijalankan berjalan dengan efektif, audit termasuk bagaimana memastikan serah terima shift (change shift)
• Audit dilakukan ke produk, untuk memastikan kontrol produk dilakukan dengan benar sesuai rencana kualitas. Audit produk biasanya dilakukan terhadap produk yang bermasalah, misalkan kecenderungan complain pada produk tertentu. Maka bisa diset pelaksanaan audit yang memeriksa kondisi produk mulai dari material, proses sampai ke informasi pengiriman. Diharapkan ditemukan ketidaksesuaian selama audit produk yang hasilnya kemudian distandarisasi bagi proses untuk produk yang lain
• Audit dilakukan ke persyaratan produk, persyaratan produk tidak hanya ke fisik produk tetapi juga terkait dengan performance produk atau yang mengikat ke produk, seperti proses packing, label, dimensi tiap tahapan proses. IATF 16949:2016 tidak hanya melihat persyaratan klausal IATF 16949:2016 TETAPI juga persyaratan pelanggan yang lain. Persyaratan pelanggan harus diidentifikasi semua dan dijalankan, nah dengan adanya audit maka akan mudah terlihat ketentuan persyaratan pelanggan mana saja yang belum dilakukan
• Audit produksi menekankan ke evaluasi kesesuaian Core tool: FMEA, Control plan, SPC, MSA dan bukti-bukti penerapannya di lapangan, bukti di lapangan bisa berupa checksheet anti error yang sudah direncanakan. Core tool harus dilihat sebagai metoda untuk perbaikan dan peningkatan proses, bukan hanya dokumentasi. Pemahaman core tool dan implementasinya di lapangan harus menjadi sorotan utama saat mengaudit
• Audit menekankan ke perencanaan produk baru dan menekankan kontrol setiap perubahan, bagaimana pemastian follow up penanganan produk baru atau perubahan, bagaimana pemastian kestabilan proses dan bagaimana penggunaan alat ukur? Perubahan bisa menghasilkan kerugian besar bila tidak diawasi efek perubahannya. Produksi mass prod akan memberikan potensi besar kerugian apabila saat perubahan tidak diawasi dengan benar
• Penekanan pada teknis-teknis kegiatan di otomotif, , misalkan pelaksanaan last piece check yang digunakan untuk memastikan produk akhir dicheck dan dijadikan acuan untuk kontrol dies /cetakan; metoda layout inspeksi untuk kontrol kondisi tooling; KanBan maintenance untuk memastikan semua point kontrol mesin dilakukan dengan lebih mudah dan terencana secara visual dll
• Menggunakan metoda turtle approach yang melihat suatu proses secara utuh. Secara utuh artinya melihat: target, SDM, infrastruktur, Metoda, alat/mesin yang dipakai, efektifitas input serta hasil. Identifikasi pertanyaan harus melibatkan ini di dalam tiap proses yang diaudit
• Proses Audit Internal IATF 16949:2016 harus direview efektif pelaksanaannya, apa yang menjadi kendala selama pelaksanaan yang harus diperbaiki
• Proses Audit internal IATF 16949:2016 harus mereview kemampuan auditor yang ada, sejauh mana kualitas temuan dan jumlah audit serta jumlah temuannya. Ini bias menjadi object review kemampuan auditor internal
• Peningkatan kompetensi auditor Internal IATF 16949:2016, misalkan melalui:
  • Review minimum jumlah audit
  • Update pemahaman ke persyaratan (ISO 9001, IATF 16949:2016, Core Tools, CSR)
• Kompetensi auditor internal IATF 16949:2016 harus detail, kompetensi minimum harus dipunyai:
  • Risk base thingking
  • CSR dan persyaratan produk
  • ISO 9001 dan IATF 16949:2016
  • Aplikasi coretools
  • Tahapan audit

Bagaimana audit IATF 16949:2016  di tempat saudara? Apakah audit sudah memberikan gambaran bagi perusahaan untuk bertindak? Atau masih melihat semua ke pemenuhan persyaratan saja?