Setiap pekerjaan kalau tidak dikontrol maka akan timbul deviasi, didiamkan dalam waktu yang lama maka deviasi akan membesar dan susah dikembalikan ke semula alias corrupt. Deviasi yang didiamkan itu bisa terjadi karena banyak factor, misalkan karena tidak pengawasan, adanya tuntutan perubahan pekerjaan yang tidak diimbangi dengan benar dan tentunya factor psikologis misalkan pekerja lebih suka menikmati rasa nyaman. Sistem manajemen sudah membuatkan banyak bentuk pengawasan untuk menghidari deviasi itu, mulai dari adanya: Job Deskripsi pekerja yang sifatnya mengguide kegiatan, Job Des Atasan yang menekankan fungsi pengawasan, Petunjuk Kerja, Audit Internal, Kegiatan Inpeksi, Meeting yang membahas target dan lain lain.
Ketika semua kegiatan/proses sudah diidentifikasi, bagaimana memastikan suatu perusahaan itu memang berjalan efektif/efesien (mempunyai performance baik) di semua proses itu? Tentunya perlu ada kesepakatan ukuran atau nilainya yang dijadikan nilai suatu proses dan tentunya dipastikan semua proses yang berjalan sudah diberikan target performance. Jadi yang perlu ditekankan adalah bagaimana memastikan semua proses itu bisa direview dan bagaimana memberikan ukuran yang tepat pada tiap kegiatan. Mari kita coba bahas dua hal ini.
Mengidentifikasi Proses dan Ukuran Keberhasilannya
Jadi harus dipastikan tidak ada proses yang tidak dimonitor. Biasanya dibuatkan interaksi proses baik yang bersifat perusahaan atau yang bersifat divisi/department. Pada point ini tentu perlu ada persamaan pengertian mengenai apakah itu kegiatan/proses itu? Coba lihat link ini https://en.m.wikipedia.org/wiki/Business_process_mapping. Ada juga metoda yang dengan cepat mengidentifikasi proses di suatu perusahaan, misalkan dengan Customer Oriented Process, mengidentifikasi proses terkait langsung dan tidak langsung ke customer.
Dan setelah proses-proses itu sudah diidentikasi barulah penentuan ukuran keberhasilan, bagaimana menentukan ukuran keberhasilan kegiatan? Ada beberapa cara juga, misalkan dengan melihat tujuan akhir kegiatan, melihat risk terbesar dari kegiatan itu, atau melihat hal yang dominan mempengaruhi hasil di kegiatan itu. Mari kita coba saja ya
| No | Nama Kegiatan | Tujuan | Risk Terbesar yang mengganggu proses | Faktor Dominan di produksi |
| 1 | Penyimpanan Material | Material sesuai kodisi saat pakai, akurasi stock | Kejatuhan material berat | Konsisten Input data
FIFO |
| 2 | Produksi | Hasil Produksi Bagus, cepat | Kecelakaan Kerja
Shut Down Mesin
|
Absensi Pekerja
Kesesuaian Cycle Time
|
Jadi apa targetnya
- Gudang material yangmenyimpan barang, tentu ukuran perfoamancenya bisa dipakai akurasi stock, incident di gudang. Untuk konsistensi input data dan Kondisi FIFO bisa direview melalui internal audit
- Produksi, dilihat dari tujuannya, performance produksi bisa ditentukan: Jumlah Produksi (baik K dan Not OK), Produktifitas dari review factor cycle time. Ada factor lain seperti shutdown mesin dan absensi pekerja, ini bisa menjadi masukan bagi departemen maintenance dan HRD untuk memastikan bentuk rekayasa program pengurangan Downtime atau Absensi dan tentu manjadi target mereka
PASAL IATF 16949 TENTANG PROSES DAN TARGET
Di IATF 16949 dijelaskan mengenai konsep identifikasi proses dan penentuan target proses tersebut. Secara konsep pasal 9 di IATF 16949/ISO 9001:2015, ada dua cara untuk mereview performance suatu proses, yaitu dengan audit internal dan Manajemen Review (memastikan pencapaian target). Dan pada Pasal IATF 16949 di pasal 5.1.1.2 dan 5.1.1.3 terkait dengan proses juga dipersyaratkan dimana perusahaan diminta memastikan semua proses/kegiatan diidentifikasi dan mempunyai bentuk ukuran keberhasilan. Dari proses/aktifitas yang diidentifikasi kemudian disepakati apa tujuan dan targetnya (ukuran). Intinya jangan sampai ada kegiatan tidak ada target/review prosesnya.
Pertanyaan ke ke kita sebagai:
- Apakah ada proses yang sudah berjalan tidak mempunyai target? Kalau ada apakah kegiatan itu dominan mempengaruhi hasil? Kalau ya maka tentukan target/ukuran keberhasilannya. Kalau ada yang proses yang dominan mempengaruhi hasil tetapi tidak mempunyai target maka itu harus menjadi prioritas dibahas.
- Apakah ada kegiatan yang berjalan belum tersistemasi? Misalkan tidak ada aturan, job des yang jelas terhadap kegiatan itu, tidak ada pengawas yang khusus pada area itu. Kalau belum pastikan bagaimana interaksinya dengan proses lain.
Ingat sekali lagi No Control = Corruption/Damage, jadi bila kita mendiamkan proses tanpa target dan control maka sama saja kita membuat proses itu korup/rusak.
Salam
