Saya berani mengatakan kalau yang mau terlibat di PROBLEM-SOLVING adalah personal yang bertanggungjawab. Terlibat di PROBLEM-SOLVING tentu punya keinginan untuk bereskan masalah. Kalau niatnya sampai beres tentu ada porsi ekstra yang harus dikeluarkan oleh pekerja itu, ya karena ada tugas pekerjaan harian yang menyita waktu, tetapi dia malah mau terlibat di masalah-masalah perusahaan, apalagi masalahnya besar bagi perusahaan, besar maksudnya susah dan perlu penyelesaian ke departamen/bagian yang lain. Orang yang mau terlibat seperti ini, coba lihat lima tahun lagi, pasti berbeda, ya berbeda dalam cara berpikir, syukur-syukur dalam rejeki.
Saya sekali lagi yakini kalau yang menyita waktu dalam penyelesaian PROBLEM-SOLVING adalah saat pengamatan, ya pengamatan mulai dari:
- Ada masalah, apakah benar masalah itu bersumber dari kita (ini perlu pengamatan, min ambil sampel/produk yang bermasalah lalu didiskusikan)
- Saat itu memang masalah itu dari proses kita, maka kita harus mengidentifikasi semua proses yang membuat itu terjadi, kalau memang diyakini ada dugaan penyebab pasti, tetap jangan ambil kesimpulan, perlu diamati dulu. Lakukan pengamatan dalam sampel kecil kemudian dalam jumlah sampel besar
- Saat sudah diidentifikasi apa-apa saja kemungkinan penyebabnya, maka dilakukan langkah tindakan. Kenapa saya ketik dengan kata APA-APA SAJA PARAMETERNYA PENYEBABNYA? Ya karena 1 masalah pasti lebih dari satu penyebab. Itu yang saya dapat selama ini dalam project-project problem solving. Saat dipastikan ada satu parameter penyebab yang mungkin jadi penyebab maka dilakukan pengamatan pada parameter itu, ingat dalam pengamatan pakai dulu sampel dalam jumlah sedikit ya (sampel Kecil). Apakah dalam Sample kecil/trial pendek disimpulkan parameter-paremeter itu sebagai penyebab? Ingat semua parameter ditest satu-satu, jangan sekaligus dulu. Selama dalam sampel kecil ada indikasi maka TETAP JANGAN diambil kesimpulan, TETAPI lakukan trial/pengamatan dalam sample besar/banyak
- Ok dalam melakukan pengamatan dalam sampel besar/banyak (jumlah sampel dan waktu disesuaikan saja) baiknya gunakan trend data saja, misalkan pengamatan dalam minimal 5 hari, atau 3 minggu atau 3 bulan.
- Jangan lupa gunakan tool Analisa dan tool statistic. Gunakan saja FMEA+FTA, Why Analisis+FTA atau kombinasi yang lainnya dalam mencari penyebab. Lalu untuk tool statistiknya pakai saya: Uji t atau z test, anova atau control chart
Ingat PROBLEM-SOLVING itu kekuatannya di pengamatan, selama belum ada data yang diamati artinya TIDAK BOLEH ada Kesimpulan, amati dulu saja, ungkap parameter dan lakukan pendataan. Ingat Tindakan perbaikan yang tepat hanya dihasilkan dari pengamatan yang baik
Di manual automotive,CQI-10, tentang EFEKTIFITAS-PROBLEM-SOLVING sangat jelas menekankan Langkah-langkah PROBLEM-SOLVING. Selama hal yang sederhana di atas dilakukan di Perusahaan kita, maka pasti suasana pekerjaan jadi menarik, menarik karena yakin akan proses, kalau kita bisa memenuhi maunya pelanggan. Di awal manual CQI-10 ada pertanyaan seperti ini di bawah ini, bila jawabnya ya semua maka kemungkinan besar perusahaan kamu termasuk perusahaan yang berpotensi terus berkembang.
- Apakah perusahaan kita menerapkan budaya yang memandang masalah sebagai peluang dan SEMUA karyawan terdorong untuk terlibat aktif dalam menerapkan PROBLEM-SOLVING terstruktur sebagai bagian dari pekerjaan mereka sehari-hari? (karyawan tidak enggan terlibat, bahkan diajak meeting selalu hadir)
- Apakah perusahaan kita melakukan segala upaya untuk meningkatkan kualitas, mengurangi biaya, dan menghilangkan pemborosan melalui standar penyelesaian masalah yang efektif? (Jadi menampilkan nilai bisa bentuk persentase, biaya kerugian dan ini dijelaskan ke line produksi)
- Apakah jelas siapa yang “memiliki” PROBLEM-SOLVING di Perusahaan? (ada tim ada SK kalau perlu)
- Apakah Anda, sebagai pemimpin atau manajer puncak, secara pribadi terlibat dalam mendorong dan membimbing yang di bawahnya agar proses PROBLEM-SOLVING lebih efektif? (Pastikan semua leader, supervisor walau debat dalam meeting tetapi tetap mencari penyelesaian)
- Tahukah Anda berapa banyak uang yang terbuang sia-sia oleh perusahaan Anda karena pengiriman atau proses yang buruk, ada tindakan yang perbaikan yang berlebihan dan bersifat sementara, dan masalah yang berulang? (Tim sudah menghitung kerugian dari pekerjaan-pekerjaan berulang itu, malah dalam rupiah)
- Apakah aktivitas PROBLEM-SOLVING Anda lebih proaktif daripada reaktif? (Jadi ada inputan data dari QC atau ada masalah defect yang banyak, data ini direview dan dilakukan meeting melalui data-data itu untuk mencari penyebab fundamentalnya)
- Apakah Anda secara teratur meninjau hasil aktivitas PROBLEM-SOLVING Anda? (Melakukan pengamatan mulai dari trial-trial kecil dan besar, bahkan manager memfollow up)
- Apakah Anda memiliki cara untuk mengukur efektivitas proses PROBLEM-SOLVING Anda? (Bisa melalui metoda dimeetingkan, diaudit dan dipresentasikan trend data masalah, disimpulkan efektif bila masalah trend berkurang atau hilang)
PROBLEM SOLVING jadi masalah di perusahaan lokal di Indonesia saja?? Tidak, ini masalah Global juga, khususnya dalam dunia otomotive, dari hasil audit, PROBLEM-SOLVING urutan-1. Kembali lagi ke personal yang mau terlibat di PROBLEM SOLVING, bila ada orang yang mau terlibat dalam PROBLEM SOLVING di Perusahaan (walau Perusahaan kecil), rupanya dia juga bisa disebut sebagai orang yang berpikir besar untuk manufaktur otomotive INDONESIA bahkan DUNIA.
Salam
