Ada pepatah bilang, cukup satu metoda (tidak usah banyak-banyak) yang kita pahami, lalu pakai tool itu berulang-ulang  sampai berhasil, maka tool itu akan bermamfaat dan bisa diandalkan. Saya juga setuju dan baiknya untuk tool PROBLEM SOLVING perlu dipastikan juga penggunaan jenis TOOL terhadap masalahnya. Maksudnya? Maksudnya masalah itu kan bisa bersifat lokal atau lebih luas dampaknya, karena skope masalah itu bisa luas maka penyelesaiannya pun akan berbeda/lebih luas. Saya coba kelompokkan skope masalah terhadap tool yang digunakan. Menurut saya ada 4 kelompok masalah dilihat dari scopenya:

1. Masalah yang hanya ada area kita dan kita tahu penyebabnya dengan pasti, kok dengan pasti? Ya karena ada masalah yang sering timbul dan kita sudah tahu penyebabnya. Nah masalah seperti ini tidak usah pikir Panjang, langsung action saja (JUST DO IT), lalu jangan lupa dicatat. Kok dicatat kan gampang/sederhana? Ya nanti kita akan review frekuensinya misalkan di akhir bulan, bisa aja yang mudah-mudah kita kerjakan, tetapi rupanya kalau dikumpulkan jadi besar biaya atau waktu yang terbuang, biasanya ini bisa jadi penting ketika memang sering timbul.

2. Masalah yang ada area kita dan ada beberapa penyebabnya, artinya masalah itu ada di proses kita lalu perlu pemastian sumber masalah (LOCAL PROCESS INVESTIGATION). Nah ini harus disepakati tool apa yang kita gunakan. Di pasal IATF 16949 di pasal 10.2.3 diminta tool apa yang kita gunakan. Biasanya di manufaktur memakai Fundamental Tool, seperti: 5-Why-Analysis, Fishbond, Don’t Input Make and Deliver dll. Nah metoda ini harus dipahami sampai menjadi kebiasaan, dan harus dipastikan penyelesaian sampai ke penyebab, maksudnya adanya revisi aturan/sistem terkait masalah itu, bukan hanya menghilangkan masalahnya saja. Lalu revisinya tidak usah yang rumit, buat revisi yang sederhana dulu sehingga tetap ada action yang sifatnya lebih baik dan tidak rumit, ini butuh pemahaman kedalaman Analisa. Sama seperti saat kita sakit, bukan hanya kita minum obat dan kembali lagi hidup seperti sebelumnya, tetapi kita harus melakukan perubahan, misalkan lebih teratur atau tidak lagi makan atau melakukan sesuatu yang menyebabkan kita kemarin sakit dan perubahannya jangan yang membuat kita malah repot (jadi rumit)

3. Formal Problem Solving. Maksud yang jenis ini adalah penyelesaiannya mesti ketemu pihak lain, bila perlu membentuk team. Masalah ini lebih luas scope dan akibatnya, sehingga perlu ada pandangan dari departemen atau bagian lain untuk menemukan masalah dan atau melakukan Tindakan perbaikannya. Biasanya ini diminta kesadaran bahwa ada potensi masing-masing proses/departemen memberikan sumbangsih masalah terjadi. Perlu sifat rendah hati, mau dengarkan dari sisi departemen/proses lain, hilangkan rasa itu masalahmu bukan masalahku dan mau untuk mengkoreksi proses/departemen kita sendiri karena siapa tahu masalah itu karena proses/dept saya. Nah penanaman sikap seperti ini akan memperlancar penyelesaian. Nah Toolnya bisa gunakan FMEA, FMEA digunakan sebagai alat scanning kemudian cari penyebab kenapa tidak dijalankan. Biasanya jangka waktu menangani Formal Problem Solving ini tidak lama. Bisa juga tidak pakai FMEA, kombinasi dengan MSA, SPC, FTA dll bisa dipakai

4. Formal Problem Solving yang lebih komplek, sehingga perlu komitmen, scheduling Tindakan dan tool-tool teknis seperti FMEA, SPC, FTA dll. Biasanya dampak nya luas dan penanganannya butuh usaha yang lebih lama seperti melakukan Survey Pemastian, pengamatan, kampanye, dibutuhkan pandangan aspek lain seperti: pandangan dari sisi social, etis, aspek K3 dan lingkungan dll. Tentu ini lebih bersifat strategis sehingga teamnya pun dari jajaran manajemen.

Nah kalau ada 4 kategori masalah seperti ini, jadi rumit kah? Kami jawab iya kalau tidak diberikan fungsi siapa yang mengkoordinir, jadi saran kami buatlah  fungsi yang memonitor semua masalah, mulai dari merekap semua masalah, menampikan secara visual dengan menarik, mengkoordinasi meeting dan monitoring penyelesaian strategisnya, lebih baik lagi setiap direview penyelesaian masalah-masalah dengan rangking Pemborosan yang tinggi melalui diaudit internal dan penuangan semua list masalah itu dalam bentuk program web base, dimana semua pihak bisa melihat status penyelesiaannya dan memberikan saran.

Catatan: kami menyediakan training untuk Efektiftas Problem Solving sesuai sesuai manual AIAG CQI-20 dan menyediakan software pemantauan Problem Solving. Bila tertarik silahkan kontak 0877-178-1334 atau email di improvementqhse@gmail.com

Salam

www.improvementqhse.com