IATF 16949 mensyaratkan adanya dokumen yang menginformasikan penerapan persyaratan pelanggan dan persyaratan IATF 16949 di sistem manajemen perusahaan (lihat pasal 7.5.1.1 Tentang QMS Documentation, point d). Bagaimana memastikan semua persyaratan itu dipenuhi? Bagaimana mengetahuinya dengan cepat bahwa ada yang belum dipenuhi? Untuk mengetahuinya bisa dibuatkan table/matrik proses/kegiatan terhadap persyaratan. Jadi matrik akan menginformasikan kaitan proses/kegiatan  yang ada di perusahaan dengan persyaratan-persyaratan tersebut, selain itu mamfaat adanya matrik itu adalah menjamin semua aspek sistem manajemen sudah tercover/ dilaksanakan. Aspek sistem manajemen dibuktikan dengan penerapan pasal atau ketentuan tersebut, dengan adanya penerapan sama halnya dengan memastikan sistem manajemen perusahaan tidak timpang. Ingat bahwa persyaratan  suatu sistem pasti mempertimbangkan semua aspek.

Dalam pembuatan matrik persyatan harus dipahami mengenai prinsip pendekatan proses. Pasal-pasal IATF 16949 jangan dilihat sebagai dasar terbentuknya sistem (intruksi kerja atau aturan, manual dll), tetapi dasarnya adalah kegiatan perusahaan dan risk assessment di proses itu, intinya semua kegiatan yang terkait ke internal atau external, dimana kegiatan-kegiatan yang sudah berjalan direview tahapan dan risknya, dari tahapan dan risk barulah ditetapkan control yang nantinya dibakukan. Dibakukan itu ada aturan dan bukti pelaksanaan, maksudnya ada panduan pelaksanaan kegiatan dan dibuktikan dengan record-record yang nantinya sebagai bahan analisa, jadi setelah semua proses yang dibutuhkan diidentifikasi dan dijalankan, barulah kita melihat ketentuan pasal-pasal sistem yang kita pakai. Biasanya selama kita memahami konsep sistem dengan benar maka pasal-pasal / persyaratan  pasti sudah tercover di sistem kita. Ok, kita buat simpel saja maksudnya: lakukan interaksi proses dan risk assessment kemudian review kekurangannya dari tuntutan pasal IATF 16949.

Bagaimana membuat matrik tersebut, berikut tahapannya:

• Identifikasi kegiatan-kegiatan yang ada di perusahaan dan pastikan semua kegiatan yang mempengaruhi kesesuaian produk diidentifikasi. Cara singkatnya dengan identifikasi bisnis proses perusahaan atau interaksi proses perusahaan.
• Pastikan semua kegiatan mempunyai panduan dan bukti pelaksanaan. Panduan kerja itu bisa berupa: prosedur/SOP, intruksi kerja, Standard Kerja . Ingat lakukan risk proses untuk memastikan semua risk proses dapat diterima
• Pahami pasal-perpasal IATF 16949 lalu pastikan penerapannya di sistem perusahaan kita.
• Review sistem yang sudah ada terhadap pasal IATF 16949, nah kalau belum ada bukti penerapan atau penerapan belum diatur maka sistem belum dinyatakan sesuai, buatkan saja aturannya, tetapi ingat pembuatan aturan harus mengutamakan kepentingan internal bukan kepentingan IATF 16919. Bukti perbaikan nantinya tidak hanya dengan merevisi prosedur/SOP/Intruksi kerja tetapi bisa saja dengan kebijakanatau bentuk yang lain.
• Jangan lupa lakukan ini juga terhadap Customer Spesific Requirement (CSR)
• Lakukan audit sistem untuk memastikan penerapan sudah dijalankan (audit sistem)

Mau contoh matrik persyaratan IATF 16949, silahkan klik file Copy of IATF 16949 clause matrix (2)

www.improvementqhse.com