Kenapa Audit supplier/vendor perlu dilakukan? Di sistem ISO 9001 memang belum persyaratkan, tetapi di IATF 16949 merupakan pelaksanaan yang HARUS dilakukan. Pertimbangan sederhananya adalah risiko (istilahnya bisa diganti dengan variasi), risiko dari luar salah satunya berasal dari supplier/vendor, supplier/vendor bisa memberikan variasi material, variasi part yang diassembling nantinya, apalagi kalau Supplier/vendor kita mengerjalan atau mempunyai dampak ke SPECIAL CHARACTERISTIC. Faktor logis yang kedua adalah mengenai Komunikasi antara kita dan supplier/vendor, maksudnya Audit Supllier untuk memastikan bahwa komunikasi selama ini rupanya nyambung, biar nyambung maka standar-standard perlu ditetapkan dan disepakati, misalkan bagaimana penerapan: APQP, PPA, SPC, MSA, JIT, 4M, FIFO, DOKUMEN, FORM, CP/PP, PENDEKATAN PROSES dll, hal-hal mendasar ini bila tidak dipahami dengan baik, bisa saja menyebabkan kegagalan, ingat aspek Komunikasi adalah aspek yang sering menyebabkan masalah, jadi mulailah dengan persamaan persepsi /pemahaman terlebih dahulu.
Ok, dua hal di atas bisa menjadi dasar kita mendevelop Supplier/Vendor, syukur-syukur supplier/vendor kita sudah lebih baik sistemnya ya, tetapi ingat kalaupun sudah baik perlu dipastikan juga oleh kita, makanya perlu dilakukan audit Supplier/Vendor. Beberapa tips untuk mengaudit Vendor
- Baiknya Punya Tim Khusus, yang sudah mumpuni kemampuannya, ingat IATF 16949 juga mensyaratkan apa saja skill para auditor itu.
- Lakukan Analisa Risk pada supplier/vendor kita sebelum menentukan audit, maksudnya pertimbangan apa yang kita pakai untuk mengaudit supplier A terlebih dahulu, atau supplier mana yang perlu diaudit lebih sering dan supplier mana yang cukup 2 tahun sekali? Gunakan minimal faktor Risk ini untuk menentukan prioritas Supplier/vendor yang diaudit, misalkan: Issue Di supplier/Vendor, Kemampuan Supplai, Manajemen New Modelnya, Penerapan CSR/CR, sistem yang saat ini dipakai. Buatkan saja formulanya
- Setelah penentuan supplier mana yang diaudit, tentukan fokus/tujuan auditnya, misalkan Problem Quality di Part A yang sering timbul, Issue-issue seperti Delivery atau safety. Mengenai Audit keseluruhan sistem juga penting tetapi tetap ada yang difokuskan
- Jangan lupa saat audit ketemu dengan manajemen Supplier/Vendor, lalu sampaikan issue-issue penting itu dan hasil review selama audit.
- Saat audit lakukan pengamatan langsung dan amati datanya yang diberikan.
- Semua masukan pastikan laporannya dan tindakan Analisa dan tindakan masalah dan penyebab di follow up dengan bukti yang valid, bila perlu panggil supplier/vendot untuk presentasi
Bila kita lakukan item-item itu di atas, seolah-olah dianggap perusahaan kita menjadai Badan Sertifikasi para Supplier dan Vendor kita ya.
Semoga ini bermamfaat
Bagi yang ingin mengadakan training Internal Auditor 1st Internal atau 2nd party (Auditor Supplier), silahkan kontak kami saja. Referensi Auditor Supplier dan Internal dari AIAG dan VDA (audit Produk dan Proses) serta ISO 19011 dan plus pengalaman kami, kami kemas menjadi materi yang menarik dan sangat bermamfaat. Silahkan kontak saja ya.
Beli Bukunya juga bisa pesan di Kami: Manual For Auditor Internal/Suplier dari AIAG, Manual Audit Produk (VDA6.5) dan Audit Proses (VDA 6.3) dari VDA
