Mengajak komitmen ke semua pekerja untuk bertanggungjawab ke pekerjaan atau melihat tujuan kerja yang sebenarnya, itu bisa diwujudkan dari pemenuhan apa yang diinginkan External . Bicara Sejarah mengenai perkembangan sistem, ada persepsi sistem bagus asal produk bagus. Kemudian disadari mesti proses sebagai indicator penentu produk yang bagus, lahirnya control produk (QC), konsep QC atau control di tahapan proses. Tetapi control juga terbatas yang penting-penting saja, lagi-lagi penekanannya di kontrol produk dan sedikit yang memperhatikan proses. Nah sistem terus berkembang, definesi kualitas kini memperhatikan semua aspek, minimal ada Quality, Health, Safety dan Environmen (QHSE), bahkan sekarang terus berkembang seperti aspek: kerahasiaan, legal dst dst. Istilahnya External requirement (persyaratan pihak yang berkepentinggan)
Jadi perusahaan harus memperhatikan tuntutan pihak external itu. Di sistem automotive (IATF 16949) diistilahkan dengan Customer Specific Requirement (CSR), sebenarnya ISO 9001 sudah jelas menyatakan di konteks pasal 4, bawah pihak terkait dengan perusahaan harus diidentifikasi dan ditindaklanjuti dalam sistem. Pihak terkait itu bisa Masyarakat sekitar tempat bisnis kita berada, Kawasan di mana pabrik kita berada, pemerintah, Supplier, dll termasuk External . Dinyatakan di pasal kontek ISO 9001 bahwa konsisten sistem berjalan baik selama kita menjamin persyaratan external itu dipenuhi.
Sejauh mana dampak risikonya bila tidak dipenuhi?? Ya bisa stop kegiatan bisnis. Ini contoh kejadian di klien kami di daerah sumatra, yang berkegiatan sampai lebih jam 22 dan menghasilkan bau yang dinilai mengganggu. Perusahaan berargumen bahwa bau yang dikeluhkan masyarakat tidak sesuai peraturan. Dari hasil meeting antara perusahaan dan masyarakat disepakati bahwa pekerjaan maksimal jam 21, dan diberi ancaman akan ditutup bila tidak diperhatikan. Dan actual penutupan dilakukan 3 hari dengan kerugian milyaran. Dan akhirnya perusahaan mengalah setelah merugi milyaran rupiah terlebih dahulu.
Contoh CSR dalam beberapa industri
- CSR Manufakturing yang pabriknya berdampingan dengan warga: SNI produk, drawing produk, dokumen lingkungan pabrik, ketentuan RT/RW, ketentuan ormas
- CSR Manufakturing yang pabriknya terletak di Kawasan:SNI produk, drawing produk, dokumen lingk pabrik, ketentuan Kawasan
- Resto: ketentuan Halal, ketentuan lingkungan, ketentuan resto dst
- Dapur MBG: Juknis terkait Dapur (penggunaan dana, ketentuan sertifikasi dll), ketentuan HACCP, dst. Infonya banyak pelanggaran juknis karena ini kurang dipahami dan sepertinya ada pembiaran juga.
- Dst
Semua persyaratan harus dipahami dan diikuti untuk menghadirkan bukti komitmen, maka Manajemen menjadi penentu pelaksanaan ini. Ingat regulasi bukan untuk dilanggar. Saya ajak untuk belajar dari budaya orang Jepang yang meninggikan regulasi. Saya coba ceritakan suatu Perusahaan group di Jawa Tengah, yang mereview regulasi Indonesia. Rupanya di sistem group perusahaan Jepang itu diatur adanya pertemuan regular legal, tim legal mengidentifikasi adanya peraturan baru tentang sistem kelistrikan PERMESN ESDM no 10 tahun 2021, yang harus dijalankan semua perusahaan pememfaat Listrik di atas 200 KVA minimal di tahun 2024 (karena ada masa sosialisasi 3 tahun), tetapi perusahaan group Jepang ini menetapkan bahwa mereka harus memenuhi regulasi ini di 2024. Dan dikarenakan komitemen manajemen yang tinggi perusahaan ini menjadi pelopor sertifikasi Sistem Manajemen Keselamatan Ketenagalistrikan di industri manufaktur dan mendapatkan nilai sangat memuaskan dan bahkan diundang hadir untuk mendapatkan secara langsung penghargaan dari kementrian ESDM. Kalau lihat dari cerita ini, Indonesia dihargai bukan? Dan ada pembelajaran juga bagi ribuan karyawan mereka bahwa manajemen mereka penuh dengan komitmen. Komitmen bukan diajari tetapi dicontohkan.
Salam Komitmen melalui pemenuhan CSR
Tim Legal Improvementqhse Consulting
Berikut kami contohkan prosedur review persyaratan External
Prosedur Review Persyaratan External
1. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk seluruh unit kerja di PT XXX yang terlibat dalam penerimaan, peninjauan, implementasi, dan pelaporan persyaratan External sesuai standar ISO 9001:2015 dan IATF 16949.
2. Tujuan
- Memastikan semua persyaratan External teridentifikasi dengan jelas.
- Menjamin adanya proses review dan tindak lanjut atas ketidakpatuhan.
- Memberikan laporan kepatuhan yang transparan kepada manajemen.
- Mendukung kepuasan External dan perbaikan berkelanjutan.
3. Tanggung Jawab
- Sales/Marketing: Mengidentifikasi dan mendokumentasikan persyaratan External .
- Quality Management: Melakukan review persyaratan, menentukan kesesuaian, serta mengidentifikasi ketidakpatuhan.
- Produksi/Engineering: Melaksanakan tindakan korektif/preventif sesuai hasil review.
- Manajemen Puncak: Menerima laporan kepatuhan dan memastikan tindak lanjut strategis.
- Pihak External; Customer, Pemerintah, Masyarakat, regulator, asosiasi, supplier dll
4. Prosedur
- Identifikasi Persyaratan
- Semua persyaratan External (kontrak, spesifikasi teknis, standar kualitas, regulasi tambahan) dikumpulkan dan dicatat dalam dokumen kontrol.
- Review Persyaratan
- Tim Quality bersama departemen terkait meninjau persyaratan untuk memastikan kelengkapan, kejelasan, dan kesesuaian dengan kemampuan perusahaan.
- Penentuan Ketidakpatuhan
- Jika ditemukan persyaratan yang tidak sesuai atau berpotensi tidak terpenuhi, dicatat dalam daftar ketidakpatuhan.
- Analisis akar penyebab dilakukan untuk menentukan sumber masalah.
- Pembuatan Action Plan
- Tindakan korektif dan preventif disusun dengan jelas (apa yang dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, target waktu).
- Action plan disetujui oleh manajemen terkait sebelum diimplementasikan.
- Review Kepatuhan
- Setelah tindakan dijalankan, dilakukan verifikasi untuk memastikan persyaratan telah dipenuhi.
- Hasil review dicatat sebagai bukti objektif kepatuhan.
- Pelaporan ke Manajemen
- Laporan kepatuhan disusun secara periodik (bulanan/kuartalan) dan disampaikan kepada manajemen puncak.
- Laporan mencakup status pemenuhan persyaratan, ketidakpatuhan yang terjadi, tindakan korektif, serta rekomendasi perbaikan berkelanjutan.
5. Dokumen Terkait
- Formulir Identifikasi Persyaratan External
- Daftar Ketidakpatuhan
- Action Plan
- Laporan Kepatuhan
