Saya teringat ketika Bos Jepang saya mengatakan langsung kepada saya, bekerja sungguh-sungguh itu adalah modal investasi. Kalau investasi itu adalah uang/materi yang akan nanti saya dapatkan, tetapi saya tidak yakin dengan bekerja saat itu dapat punya investasi, spt tabungan besar, rumah atau tanah. Kalau Bos Jepang saya sih mungkin saja, gajinya bisa puluhan ribu USD. Tetapi Saya tidak stop untuk berpikir pernyataan bos Jepang saya ini, dan saya baru sadari ketika saya diberi tugas mengurusi masalah-masalah di pabrik, seperti menangani: barang reject, komplain pelanggan dan masalah-masalah lain di proses. Menyelesaikan masalah itu dituntut kreatif, mesti cari tahu, sabar dan tidak boleh berhenti, dan bahkan pernah ada masalah yang dilanjutkan ke riset di universitas, malah saya sendiri yang ke sana, saya terus mencari penyebab masalahnya, sampai dapat!
Saya baru paham bahwa kegagalan itu adalah hal yang biasa dalam berusaha, malah yang aneh itu adalah yang langsung berhasil, langsung profit besar, langsung profit besar itu bukan science, karena tidak berlaku bagi semua orang. Lalu yang sering gagal itu ya memang science dan fakta yang biasanya terjadi. Bagaimana saya dapat setuju dengan sikap ini? Hal ini memang karena saat mengurusi masalah di pekerjaan , sering gagal juga, bukan? Mengurusi masalah itu pasti : perlu analisa yang tepat, kesabaran baik menunggu hasil ataupun menghadapi rekan kerja lain yang mungkin ½ hati atau tidak mendukung. Nah kita mesti tetap berdiri teguh, memberi hati, kalaupun gagal , ya cari lagi analisa yang lain dan tunggu hasilnya sampai beberapa lama sampai dipastikan masalah berkurang (pakai trend data) dan hadapi rekan-rekan yang ½ hati atau tidak mendukung itu lagi. Menurut saya ini sikap yang dibutuhkan untuk modal investasi itu, dan itu hanya bisa diperoleh jika kita terlibat.
Bagaimana bisa terealisasi prinsip yang mengatakan masalah adalah suatu investasi atau bisa menjadi pengetahuan Organisasi? Ikutilah beberapa prinsip ini saat masalah itu terjadi:
- PERGI DAN LIHAT SENDIRI UNTUK MEMAHAMI SITUASI SEBENARNYA (genchi genbutsu).
- Selesaikan masalah dan tingkatkan proses dengan datang ke sumber permasalahan dan secara pribadi mengamati dan memverifikasi data dan bukan hanya berteori berdasarkan apa yang dikatakan orang lain atau yang ditunjukkan di layar komputer.
- Berpikirlah dan berbicaralah berdasarkan data yang telah Anda verifikasi sendiri.
- Bahkan para manajer dan eksekutif tingkat tinggi harus kita paksa juga untuk pergi dan melihat sendiri masalah yang ada, sehingga mereka akan memiliki lebih dari sekedar pemahaman yang dangkal terhadap situasi.
- BUAT KEPUTUSAN SECARA PERLAHAN-LAHAN MELALUI KONSENSUS, pertimbangkan semua pilihan dengan seksama; kemudian implementasikan keputusan itu dengan sangat cepat.
- Jangan mengambil satu arah tunggal saja dan menjalankan yang satu itu saja sebelum Anda mempertimbangkan seluruh alternatif dengan seksama. Setelah Anda memilih, jalankan dengan cepat tapi hati-hati. Gunakan Tool baiknya seperti FTA, FMEA dll Identifikasi semua penyebab dan potensial action dan coba lakukan satu persatu. INGAT SATU MALAH BUKAN DISEBABKAN OLEH SATU PENYEBAB JUGA
- LIBATKAN SEMUA PIHAK YANG TERKENA DAMPAK UNTUK SALING KASIH SOLUSI. Nemawashi adalah proses untuk membahas masalah dan potensi solusinya dengan semua pihak yang terkena dampak oleh masalah tersebut, untuk mengumpulkan ide-ide dari mereka, dan untuk mendapatkan persetujuan mengenai langkah mana yang perlu diambil. Proses konsensus ini, meskipun menghabiskan banyak waktu, membantu memperluas pencarian solusi, dan ketika keputusan telah diambil, kondisi telah siap untuk di implementasikan dengan cepat.
- PAHAMI BAHWA PERUSAHAAN KITA ADALAH MEDIA EFEKTIF UNTUK BELAJAR, hal ini karena WAKTU SADAR KITA YANG TERLAMA ADALAH DI PERUSAHAAN. Apalagi dengan adanya departemen lain yang memberikan feedback, tentu dengan syarat kita mau melalui refleksi diri tanpa kompromi (hansei) dan terus berkaizen, minimal dengan:
- STABILKAN PROSES DULU, dengan memastikan HAL YANG HARUS DILAKUKAN, Maksudnya TIDAK USAH KREATIF dengan ide-ide baru, cukup lihat APAKAH YANG STANDARD SUDAH DILAKUKAN? Bila sudah semua gunakan tool improvement spt FTA, FMEA dll untuk mencari akar penyebab inefisiensi dan terapkan cara penanggulangan dengan efektif.
- Identifikasi semua proses yang TIDAK BERNILAI DAN TIDAK PENTING, cara ini super murah tetapi pengaruhnya sangat besar. Kalau ini dilakukan secara serius maka akan membuat waktu dan sumber daya yang disia-siakan menjadi kelihatan jelas bagi semua orang. Ketika pemborosan terlihat, biarkan karyawan menggunakan proses peningkatan berkesinambungan (kaizen) untuk menghilangkannya.
- LATIH STAFMU, JANGAN PELIT KE MEREKA, kita yang mengajar itu akan lebih banyak mendapatkan inputan melalui keterlibatan kita di setiap masalah timbul, dan ingat mendampingi mulai dari training sampai ke praktek penyelesaian masalah adalah metoda yang paling efektif meningkatkan skill. Dan pada akhirnya STAF kita bisa bekerja dengan baik dan ini membantu kita. Dan jang lupa lakukan promosi secara perlahan juga ke mereka yang sungguh-sunguh memberikan hatinya ke project-project penting.
- ANALISA SETIAP PROJECT, gunakan hansei (refleksi diri) pada tahap-tahap penting dan setelah Anda menyelesaikan suatu proyek untuk secara terbuka mengidentifikasikan semua kelemahan dari proyek itu. Kembangkan jalan keluar untuk menghindari kesalahan yang sama. Catat semua masalah yang baru dan pahami terus action-actionnya
- LAKUKAN STANDARISASI. Belajar dengan menstandardisasikan praktik-praktik terbaik, dan bukan menemukan ulang hal yang sama dengan setiap proyek baru.
bila ada yang ingin mengikuti training Root Cause Analisis, silahkan hubungi kontak 08777-178-1334. Kami gunakan panduan khusus CGI-20 EFFECTIVE PROBLEM SOLVING GUIDE dan AIAG&VDA FMEA
