Pernahkan anda menyimpan atau tidak membuang bon belanja makanan atau bon dari restorant? Kalau anda langsung membuang, saya bilang bahaya!. Coba bayangkan bila ada keracunan setelah memakan makanan yang anda beli atau pesan, padahal anda sudah di berada di tempat lain dan anda atau anak anda keracunan hebat. Anda atau anak anda di bawa di rumah sakit, setelah sembuh atau mungkin saat itu anda menyuruh saudara atau rekan menggugat tempat anda membeli atau menikmati makanan sebelum keracunan. Pertanyaannya apakah buktinya kalau anda membeli atau makan di sana? Mungkin tetap bisalah karena sekarang ada cctv dan mungkin anda masih dikenal oleh penyaji makanan, tetapi tetap menyulitkan proses pembuktiannya bukan? Ya cerita di atas merupakan fungsi aplikasi mampu telusur dalam kehidupan sehari-hari.
Mampu telusur akan mengkoreksi cara kerja di internal (penghasil) dan di external (pelanggan). Pelanggan, atau kita (berdasarkan ilustrasi di atas) harus mempunyai kebiasaan untuk menyimpan bon makanan yang kita beli selama satu atau dua hari, sedangkan pelanggan harus memastikan proses-prosesnya ada acuan-link yang menghubungkan proses mulai dari penerimaan material sampai proses berikutnya. Kalau penyebab keracunan dapat diidentifikasi dan memang itu disebabkan makanan yang kita beli, tentu akan mudah untuk mengetahui proses mana yang menjadi pemicu dan ketidaksesuaian apa saja yang membuat itu terjadi.
Bentuk Mampu Telusur
Bentuk mampu telusur berbeda-beda ditiap bisnis unit perusahaan. Biasanya digunakan acuan:
- kapan material atau bahan diterima seperti No Lot material, Serial No, No Heat Number, Batch number
- Kapan proses dilaksanakan seperti: tanggal proses yang penting, tanggal inspeksi
- Ketika produk dikeluarkan seperti: tanggal inspeksi+jenis part, tanggal packing, tanggal + angka urut proses
- Nama Pesanan, ini biasa dilakukan biasanya dalam bisnis project seperti Nama dan tanggal project, Nama Project dan Lokasi
Konsep Mampu Telusur adalah Kemampuan suatu acuan mendeteksi asal sumber masalah berdasarkan urutan kejadiannya dengan acuan unik (khusus atau tersendiri) . Ya harus unik, bisa mereview kronologis proses awal sampai akhir.
Unik¸ maksudnya hanya nomor atau kode itu yang bisa mengguide ke proses sebelumnya atau setelahnya. Kronologis, karena nomor atau kode itu yang bisa mengguide ke proses selanjutnya. Dengan kode itu kita tahu apa saja yang terjadi atau perlakukan apa yang dilakukan pada produk atau jasa.
Gambaran Mampu Telusur
Tips Membuat Mampu Telusur
- Pahami output bisnis kita. Memahami ouput ini adalah memahami apa yang dapat pelanggan bersamaan dengan produk
- Pahami flow proses mulai dari awal sampai dengan output. Kemudian tentukan hal yang paling penting dalam proses tersebut, misalkan:
- Pabrik Glass Smelter, tentu proses smelter adalah proses yang paling penting dan dalam satu hari ada beberapa bacth yang dihasilkan, maka tanggal proses smelter+no batch menjadi sebagai tanggal mampu telusur
- Toko, dalam toko kita ketahui yang penting dan memungkinkan untuk mengevaluasi kinerja took adalah saat transaksi, maka no urut transaksi menjadi no mampu telusur
- Tentukan nomor / kode mampu telusur dan pastikan itu dicatat pada semua tahapan proses / kerja/ Ada yang menggunakan travel card (kartu yang menyertai proses mulai dari penggunaan material sampai dengan label pengiriman bahkan sampai no penagihan), hal ini digunakan untuk memastikan keunikan. Kartu produksi, Surat Perintah Kerja yang isinya komplit mengenai semua tahapan kerja sampai pekerjaan selesai merupakan salah satu bentuk sistem mampu telusur produk yang baik
- Gunakan sebagai acuan analisa. Mampu telusur dilakukan juga untuk menganalisa performance produk/jasa kita. Dari pencatatan ditiap proses diambil data yang penting di. tiap proses tersebut kemudian di review. Sediakan personal yang mencatat semua aktifitas atau, siapkan file-sharing yang kemudian diisi oleh departemen yang terkait, contoh:
- Mampu telusur A (Tanggal SPK dan nama Project), direkap dengan data: nama project, No Mampu telusur, Lokasi, Tanggal Tahap-1 Selesai, tahap-2, tahap-n, PIC project, Akumulasi Biaya Project (%), keterangan
Data akan memberikan informasi, misalkan keberhasilan seorang pemimpin project terhadap ketepatan penyelesaian project dan pengeluaran biaya project
- Di manufaktur produk X, mampu telusur B berupa no LOT (No SPK dan bulan), di rekapan tabelnya memuat data: Type Produk, No Lot (Mampu telusur), Jumlah sheet, QTY Jenis barang rusak (jenis barang rusak ditulis jumlah nya pada setiap No lot), no mesin printing, Operator Printing, Operator Inspeksi, Total NG. Ketika evaluasi diberikan maka kita akan mudah mengevaluasi hubungan operator printing dengan jumlah barang rusak, jenis barang rusak apa yang terbanyak, hubungan mesin dengan jumlah barang rusak, mengavaluasi kemampuan inspector.
(Detailnya lihat di lembaran lampiran)
Bagaimana Mampu Telusur yang sifatnya mengintegrasikan Aspek QHSE
Pertimbangkan saja aspek yang penting pada K3 dan lingkungan kemudian dicatat, misalkan:
- Untuk di Industri manufaktur, menambahkan jumlah pengeluaran B3 / sampah lain atau jumlah energi yang dikeluarkan (listrik, solar dan bahan bakar lainnya) terhadap jumlah produksi dalam satu bulan. Bagi yang mempunyai pengolahan air limbah, bisa dihubungkan kualitas air yang dikeluarkan ketika berpoduksi saat itu
- Untuk project bisa ditambahkan mengenai jumlah atau biaya kecelakaan selama project atau biaya atau jumlah sampah B3 yang dikeluarkan
Sudahkan mampu telusur di bisnis unit anda sudan mampu memberikan informasi detail mengenai performance proses, K3 atau lingkungan?
Salam
Principle www.improvementqhse.com
Tampilan Data Produk Printing
