Penyelesaian masalah merupakan salah satu inputan perbaikan sistem, saya menilai bahwa masalah adalah inputan yang paling bagus untuk memperbaiki sistem kerja. Ada pepatah mengatakan, Pengalaman adalah Guru yang Paling Baik, ya baik pengalaman dari diri sendiri atau orang lain, tetapi asal hikmah-pengalaman itu diingat dan dijadikan pelajaran. Sama saja dengan sistem, setiap masalah yang ada di tempat kerja, seperti complain pelanggan, target tidak tercapai, ada produk direturn dll akan menjadi inputan perbaikan sistem kerja, kemudian perbaikan itu harus langsung diterapkan dengan merevisi sistem kerja. Berprinsiplah seperti ini: “Ada masalah sama dengan perbaikan sistem kerja.
Tadi di atas disebutkan bahwa pengalaman orang lain adalah juga guru yang paling baik, apa artinya dalam dunia kerja atau bagi perusahaan kita? Maksud guru yang paling baik itu bisa diartikan bahwa pengalaman dari perusahaan atau proses lain bisa menjadi inputan perbaikan di perusahaan atau proses kita. Ya selama masalah dihadapi maka sistem akan lebih matang. Ada 3 hal yang membuat sistem lebih bagus ketika masalah timbul:

1. antara masalah-penyebab dan tindakan sesuai, baik tindakan yang menghilangkan masalah dan tindakan yang menghilangkan penyebab masalah. Di standard IATF 16949 di pasal 10.2.3 dipersyaratkan metoda root cause analysis, seperti: fishbond, 5 why dll
2. masalah hilang atau berkurang frekuensi atau resikonya. Ketika masalah berulang maka dapat dikatakan tindakan perbaikan belum tuntas dan perlu lagi dicari lagi penyebabnya. Intinya perlu waktu untuk menyatakan masalah itu sudah tuntas, prinsip tidak ada masalah selesai dalam satu sesaat bisa menjadi pegangan untuk membentuk sistem yang matang ketika masalah.
3. setelah tindakan-tindakan itu dilakukan tuntas , dilakukan pemastian potensi timbulnya masalah yang sama di area atau proses lain. Kadang ada satu masalah yang akhirnya harus semua bagian/proses/area melakukan tindakan perbaikan yang sama.

Berikut contoh Kasus untuk memperjelas maksud kenapa tidak hanya bagian yang bermasalah saja yang melakukan perbaikan ketika ada masalah:

• Ditemukan pada saat : Internal audit
• Catatan temuan : ditemukan alat penghubung ke listrik yang tidak standard dipakai, ini sangat beresiko karena bisa menimbulkan koslet dan kejadian fatal (pekerja tersengat arus), kejadian di area GA, pelaksana pihak GA, belum ada standar di perusahaan yang mengatur tetapi ini melanggar aturan PUIL 2000 (standar listrik)
• Actionnya terhadap masalah: beli alat penghubung listrik yang standard (diajukan GA ke bagian purchasing)

Analisa penyebabnya dalam bentuk table sebagai berikut

Dari analisa masalah terlihat :

• Semua bagian melakukan tindakan, yaitu mengklasifikasi pekerjaan mana pekerjaan-pekerjaan yang perlu dilakukan sendiri dan mana yang tidak boleh. Dari catatan detailnya disepakati pekerjaan yang mempunyai risiko listrik dan biaya di atas 500rb diserahkan ke bagian maintenance.
• Bagian Purchasing bersama dengan dengan departemen membuat aturan pengajuan pembelian barang-barang support produksi
• Bagian maintenance melakukan lebih banyak tindakan karena masalah perbaikan banyak terkait dengan skill maintenance. Bayangkan kalau masalah-masalah yang ada di tempat kita dianalisa dengan benar, bukankan banyak perbaikan terpadu yang kita bisa hasilkan. Selama kita berprinsip bahwa masalah harus dihadapi (welcome problem) maka tentu sistem kerja kita akan lebih baik.

Salam
www.improvementqhse.com
ref IATF 16949 pasal 10.2.3 Problem Solving