Masalah yang datang harus diselesaikan, jangan dijauhi, jika didiamkan akan ada risiko buruk. Masalah bisa saja dari kebiasaan kita, atau kondisi kita. Misalkan makan berlebih padahal sudah umur 40 ke atas, dimana umur 40 metabolisme tubuh sudah melamban, konsumsi gula yang berlebih dan Body Mass Index (BMI) yang melebih 25, alias gemuk, dan kebiasaan lain. Kondisi yang masalah, bisa saja tidak adanya control makanan yang dijual sehingga mau tidak mau kita ikut mengkonsumsi, atau pekerjaan yang dilakukan selalu overnight karena sistem kerja yang belum diperbaiki oleh atasan sehingga waktu waktu tidur yang kurang dari 6 jam setiap harinya. Masalah juga tergantung pengetahuan kita, yang lebih tahu dalam tentang suatu bidang bisa saja melihat itu masalah dibanding kami yang awam, misalkan exposure/pajanan toluene tinggi akan berdampak ke organ hati, kalau saya pribadi bahaya thiner yang ada toluennya hanya pusing ketika mencium, tetapi dari research ada bukti dari kerusakan hati pada pekerja yang terpapar toluena sampai dengan 500 ppm. Beberapa studi menunjukkan bahwa paparan jangka panjang untuk 30-350 ppm dapat menyebabkan peningkatan kadar enzim hati, indikator awal dari luka hati. Efek hati hanya terlihat dalam studi hewan yang melibatkan jangka panjang inhalasi dan paparan konsumsi konsentrasi yang relatif tinggi.

Dalam dunia manufaktur, product defect itu adalah salah satu masalah utama, masalah harus diketahui tepat sebelum melakukan tindakan, product defect akan terkait erat dengan variasi proses, diharapkan proses stabil, jikalau tidak stabil maka tindakan cepat harus dilakukan. Khusus di standard otomotif, IATF 16949, ada beberapa tool yang dipakai untuk memecahkan masalah, karena ada beberapa tool maka disebut Coretools IATF 16949, coretools IATF 16949 itu ada 5 tools: FMEA, SPC, MSA, APQP, PPAP. Menurut kami mempelajari coretools IATF 16949 memerlukan waktu, karena harus diimplementasikan dan dijadikan memang sebagai tools andalan. Coretools IATF 16949 biasanya dipakai pada project baru, padahal ketika ada masalah, coretools IATF 16949 juga sangat berguna karena bisa dijadian alat menggali masalah yang ada. Penyebab pemakaian coretool dominan dipakai saat adanya produk baru dan bukan karena adanya masalah adalah kurangnya pemahaman konsep coretools IATF 16949 itu sendiri, dan tidakadanya aturan yang secara langsung menyebutkan coretools IATF 16949 harus dipakai ketika ada masalah. Padahal kalau didalami, coretools IATF 16949 memiliki banyak pesan-pesan baik teknis dan non teknis   Berikut beberapa pesan yang kami bisa share mengenai coretools IATF 16949

• FMEA, adalah metoda mencari penyebab defect, pesan yang bisa diambil dari FMEA
  • Control itu adalah bukan hanya mendeteksi atau mencegah saja tetapi kedua-duanya. Kadang kita mengatakan saya sudah control, tetapi yang dilakukan tidak kedua-duanya. FMEA meminta ada control yang sifatnya mencegah dan mendeteksi. Kalau kontrolnya hanya deteksi atau mencegah saja maka kita dapat katakana wajarlah defect terjadi
  • Ketika ada masalah berpikirlah seberapa besar akibat(severity), seberapa sering masalah itu timbul (occurance) dan sejauh mana kemampuan control saat ini (detection)
  • Masalah itu sistemik, jangan hanya berpikir masalah hanya karena satu penyebab, tetapi apakah ada dari aspek 4M+1E, jadi ketika ada masalah perlu koordinasi ke pihak terkait, intinya tidak efektif bila masalah dipikirkan dan dikerjakan oleh satu departemen saja.
  • Dugaan perlu dibuktikan, FMEA dinilai masih general, perlu dibuktikan dengan trial, data spesifik dari trial akan dinyatakan di control plan. Misalkan di FMEA ditulis penyebabnya adalah temperature tinggi, sejauh mana yang diperbolehkan? Lakukan trial, temperature yang sesuai akan disebutkan nantinya di control plan. Lihat tulisan tentang FMEA di http://www.improvementqhse.com/tips-membuat-fmea-yang-efektif/
• SPC, hanya dua aspek yang dibahas di SPC, Kestabilan dan Kemampuan, beberapa pesan SPC
  • Dalam analisa, perlu direview di tahap awal, apakah ini masalah kestabilan atau kemampuan, biasanya kita langsung menganalisa sengan RCA (root cause analysis), 5 Why, Fish Bond. Alangkah baiknya kita identifikasi di awal, apakah terkait dengan kemampuan atau kestabilan. Bila terkait dengan kestabilan maka kita harus menemukan faktor X penyebabnya. Dan bila terkait kemampuan, maka perlu perombakkan sistem. Misalkan pada kasus bocor pada lapisan composite 4 lapis, tindakan perbaikannya menambah 1 lagi lapisan, kenapa di tambah satu lagi padahal dari dulu 4 lapis dan tidak ada masalah? Ini masalah ketidakstabilan dengan solusi terhadap ketidakmampuan (salah kaprah), efeknya tentu lebih boros dan masalah sebenarnya belum tertangani.

Baca tulisan kami mengenai Kestabilan dan kemampuan di http://www.improvementqhse.com/memahami-kestabilan-dan-kemampuan-di-spc/

• MSA, simpelnya MSA itu pemastian kesesuaian sistem pengukuran. Walapun alat ukur bagus tetapi sistem pengukuran tidak sesuai maka hasil judgment akan berbeda. Bisa saja benda yang benar-benar defect ketika diukur akan dinyatakan SESUAI. Pemastian kesesuaian sistem pengukuran dilakukan pada alat ukur dan cara ukurnya, itulah MSA. Beberapa pesan penting MSA
  • Jangan percaya cheksheet sebelum ada MSA nya, atau pastikan chek formulanya juga jangan hanya nilai akhirnya, ingat cheksheet adalah kumpulan dari total variasi pengukuran dan variasi proses (4M+1E).
  • MSA itu ilmu anti fitnah, karena dengan adanya MSA yang sesuai maka cheksheet yang ada sesuai dengan benda atau object yang diukur
  • Kita harus tahu variasi, kalau tidak maka kita adalah pekerja yang tidak memahami proses. Semua kegiatan pengukuran tidak ada yang mempunyai hasil yang sama baik saya sendiri yang diulang (repeat) atau antara saya dan orang lain (repro), ya itu karena adanya variasi.

Lihat tulisan MSA di http://www.improvementqhse.com/perbedaan-kalibrasi-tera-dan-measurement-system-analysis-msa/

• APQP, tool ini mengatur tentang manajemen project, baik saat project baru maupun ketika ada perubahan di proses. Berikut pesan APQP
  • Yang penting adalah ketika awal-awal dan ketika ada perubahan. Kami selalu bilang saat training ke peserta, dalam hidup ini yang bisa dinilai penting adalah ketika ada fasa baru atau ketika ada perubahan, misalkan: Saat nikah, saat 7 bulanan, saat lahir, saat fasa anak kita ABG, saat mulai masuk jenjang sekolah/ kuliah, saat pacaran, trus berulang dan bahkan saat wafat. Salah awal atau salah saat perubahan maka akan susah diperbaiki.
  • APQP itu adalah teknis komunikasi. Bagaimana pesan-pesan customer dapat diterima dengan baik ke internal atau bahkan supplier. APQP sangat baik dipahami untuk kegiatan-kegiatan yang memerlukan control dalam jangka waktu lama (lebih dari sebulan), perlu ada meeting, perlu ada schedule dan evaluasi
• PPAP, bukti-bukti pelaksanaan harus terdokumentasi, ada yang bilang talk by data. Semua tahapan APQP mempunyai data, data itu direkap jadi satu, itulah PPAP. Mulai dari desain record, FMEA, Control Plan, Change, dst itu harus direkap dan dipastikan sesuai. Beberap pesan PPAP
  • PPAP sebagai bukti proses produksi saat awal atau saat perubahan sudah sesuai (Bukti penyetujuan proses). Kalau PPAP nya ada berarti proses sudah ready
  • Jangan percaya hanya pada sampel, sampel yang bagus belum tentu prosesnya bagus. Jadi ingat ketika saya bekerja sebagai enginer di perusahaan Jepang, makan siang kami disediakan oleh catering, layanan catering berganti-ganti beberapa bulan untuk mencegah kebosanan selera makan karyawan. Nah ketika catering baru, maka saya biasanya dikasih untuk menilai, saat itu saya menilai berdasarkan sampel catering, bukan proses, dah biasanya sampel catering itu banyak dan enak, tetapi seiring waktu seringnya rasa makanan dan jumlah berkurang. Sebaiknya penyetujuan catering dilihat juga dari proses, ya seperti PPAP yang melihat proses dan sampel
  • PPAP sebagai pelindung kita, ya pelindung perusahaan apabila ada ketidaksesuain produk yang sudah dikirim ke pelanggan. Pernahkan perusahaan kita disalahkan padahal bukan kita yang melakukan? Apa buktinya kita tidak melakukan bila tidak ada bukti bukti itu (PPAP)?. Kasus Jembatan rubuh di kota besar di Indonesia pada beberapa tahun lalu, yang disalahkan awalnya subcontractornya, jembatan dibuat 5 tahun lalu, akhirnya disimpulkan jembatan rubuh karena kelebihan beban dari iklan yang dipasang oleh pemerintah daerah BUKAN salahnya subcontractornya, ya itu dikarenakan subcontractor masih mempunyai data-data pekerjaan saat awal.

Kami tambahkan lagi kasusnya ketika teman kami membeli rumah, dengan spec yang berbeda dengan awalnya, awalnya berdebat antara pengembang dengan teman kami, bahkan sampai mau ke pengadilan, akhirnya stop sampai kesepakatan rumah dibongkar karena tidak memenuhi spec (tebal, bentuk dan bahan), hal itu karena teman kami menyimpan semua desain rumah yang disajikan di awal (perjanjian, brosur, gambar rumah), padahal rumah sudah ditempati beberapa tahun.

Salah satu  kebiasan yang baik adalah selalu mengingat tujuan akhir, Begin with the End in Mind, setiap kali melakukan sesuatu (coretools), ingatlah apa tujuan akhirnya,  ada hal yang baik yang bisa kita jadikan asset kita, asset kepala ke atas. Kami yakin bila Coretools IATF 16949 diimplementasikan secara benar-benar, maka akan banyak mamfaatnya ke kita sendiri, karena itu nantinya akan menjadi bekal kita untuk mandiri. Silahkan coba!!

www.improvementqhse.com