Tulisan di artikel www.improvementqhse.com tentang audit internal sudah cukup banyak, semua menekankan bahwa audit itu bukan hanya memenuhi persyaratan saja (compliance), tetapi juga ke efektiftas pelaksanaan. Tulisan ini coba menekankan terkait apakah compliance di persyaratan IATF 16949 itu. Untuk klien-klien yang akan diaudit IATF 16949 harus ikuti ini, tetapi pastikan pemahaman compliance itu, sehingga kita bisa gali mamfaat sebenarnya untuk perusahaan dan juga menghindari temuan MAJOR, ingat temuan MAJOR dalam audit internal akan memiliki perbaikan yang bisa dicapai min 3 bulan, ya karena perlu lakukan audit internal ulang. Kami juga nyatakan di halaman paling bawah artikel ini: 16 dokumen yang harus ada untuk memastikan keefektifan pelaksanaan internal audit di suatu perusahaan.
Berikut penjelasan compliance dan dan bagaimana memenuhinya:
- ADA PROSES YANG TERDOKUMENTASI UNTUK MEMVERIFIKASI BAHWA AUDITOR INTERNAL KOMPETEN, dengan mempertimbangkan persyaratan khusus pelanggan. Interpretasi dari ketentuan ini adalah perlu ada : aturan untuk mereview kemampuan auditor, pemastian ketentuan kompetensi Auditor sudah dibuatkan, ada update Skill Matrik auditor, dan pastikan ada pemahaman khusus terkait CSR, maksudnya apabila ada CSR baru, maka CSR ini perlu menjadi bahan review oleh auditor. Bisa aja dibuat tugas yang mengelola CSR adalah Auditor Internal.
- MEMASTIKAN KOMPETENSI MINIMUM AUDITOR SISTEM MANAJEMEN MUTU, PROSES MANUFAKTURING DAN PRODUK TERPENUHI, di pasal 7.2.3 IATF 16949 ada minimal 6 kompetensi minimum itu:
- pendekatan proses otomotif untuk audit
- Risk Base Thinking
- persyaratan khusus pelanggan
- persyaratan ISO 9001
- persyaratan IATF 16949
- Coretool
- Manajemen Audit Internal (gunakan ISO 19011)
- PENAMBAHAN KOMPETENSI AUDITOR PROSES MANUFACTURING, ditambahan kompetensi: pemahaman teknis tentang proses manufaktur Perusahaan termasuk analisis risiko proses (seperti PFMEA) dan Control Plan.
- KOMPETENSI KHUSUS AUDITOR-PRODUK, harus memahami persyaratan produk dan penggunaan alat ukur dan pengujian saat bagaimana memverifikasi kesesuaian produk dan disarankan juga memahami MSA
- PUNYA DAFTAR AUDITOR INTERNAL YANG BERKUALIFIKASI, mengenai statement ini baiknya dibuatkan standar persyaratan auditor, mulai dari Pendidikan, Pengalaman Min dalam tahun, keahlian dan minimal training yang harus diikuti. Persyaratan ini sebaiknya dinyatakan langsung didaftar Auditor Internal
- BUKTI PEMELIHARAAN DAN PENINGKATAN KOMPETENSI AUDITOR INTERNAL, harus ada bukti minimal:
- Bukti auditor melaksanakan sejumlah minimum audit per tahun. Untuk hal ini dibuatkan saja daftar history record pelaksanaan auditor, disarankankan ditambahkan mengenai kualifikasi temuan dalam history record, maksudnya kualifikasi temuan adalah bobot temuan, misalkan temuan yang sifatnya compliance atau improvement proses. Tentu Bobot temuan audit improvement lebih baik
- Bukti auditor selalu update terhadap pengetahuan tentang persyaratan yang relevan berdasarkan perubahan internal (misalnya, teknologi proses, teknologi produk) dan perubahan eksternal (misalnya, ISO 9001, IATF 16949, perangkat inti, dan persyaratan khusus pelanggan). Ketentuan ini bisa dengan menyertakan auditor dalam semua kegiatan itu, misalkan dalam hal review CSR, Review Proses Baru, Change Proses, peralatan baru. Intinya bila ada hal-hal itu auditor diperkenalkan untuk melakukan review ketika saat awal dan pelaksanaan.
- PENGGUNAAN PANDUAN AUDITOR IATF DAN LSO 19011, ketentuan ini ada dalam Note/Catatan. Baiknya dipenuhi dengan melakukan pelaksanan audit mengikuti persyaratan itu. Beli saja persyaratannya atau lakukan training audit dengan menekankan pengajaran ke kedua panduan itu.
- DALAM HAL PERENCAAAN INTERNAL AUDIT, dibuatkan Schedule per 3 tahunan
- Jadi selama 3 tahun semua departemen dan prosesnya sudah di audit, pastikan gunakan pendekatan TURTLE APPROACH, saat audit departemen memang proses di departemen itu yang diaudit tetapi pastikan terkait action plan dan target serta risk assessment yang sudah dibuat, apakah berjalan??
- Untuk audit manufacturing/proses produksi, pastikan ditargetkan ke all proses, all shift dan all mesin menjadi obyek audit
- Untuk schedule Audit Produk, pilih produk secara sampling disarankan yang sering mengalami kendala. Untuk kompetensi auditor produk pastikan yang memahami pemakaian alat ukur, kalibrasi dan MSA
- Perencanaan audit itu tidak bersifat diam, tetapi selalu update, terutama saat ada masalah seperti: complain pelanggan, maka setiap ada complain pelanggan maka untuk memfollow up apakah action perbaikan dilakukan secara efektif, maka pastikanlah melalui audit internal di proses-proses yang diperbaki.
- DALAM HAL CHEKLIST AUDIT
- Buat cheklist audit management sistem, acuannya audit bukan departemen tetapi prosesnya, misalkan pada Audit Dept HRD, yang diaudit adalah proses: recruitment, training, appraisal karyawan, mutas/rotasi dst. Untuk Departemen Maintenance, yang diaudit proses: Corrective Maintenance, Preventive Maintenance dan predictive maintenance. Jadi Cheklist dibuatkan untuk proses itu.
- Untuk Cheklist special proses, disarankan menggunakan standar yang sudah dikeluarkan Aiag.org, misalkan proses: Foundry, Welding, Brazing, Electroplating dst. Disarankan Perusahaan memiliki manualnya.
- Pastikan semua aspek ditanyakan, gunakan saja konsep TURTLE APPROACH
- Harus mempertimbangkan CSR sebagai inputan cheklist audit
- Dalam ISO 19011 disebutkan audit bisa dilakukan dengan tema-tema tertentu. Interpretasi ini bisa menggunakan konsep 3 Worst di departemen sebagai inputan untuk pembuatan cheklist. Kami selalu berikan dalam training internal audit dan biasanya ini akan mengangkat masalah Perusahaan yang sebenarnya, artinya pelaksanaan audit internal mereview masalah perusahaan saat ini.
- PELAKSANAAN AUDIT, disarankan
- Harus lakukan siklus audit dalam tiap pelaksanaan audit
- Pada saat audit di beberapa shift, tekankan saat change over shift
- Dalam hal penulisan temuan audit ditulis dengan konsep PLOR
- FOLLOW UP AUDIT, disarankan
- Pastikan Tindakan Correction dan Corrective action dilakukan di dalam tiap temuan audit. Correction itu menghilangkan masalah dan Corrective action menghilangkan penyebab masalah. Ingat bahwa penyebab harus melalui identifikasi fakta-fakta yang tidak sesuai dulu sebelum dilakukan Analisa, gunakan konsep 4M+1E dalam mengidentikasi fakta, ingat jangan puas 1 masalah mempunyai 1 penyebab.
- Gunakan konsep Why-Why analisis dalam menentukan fakta yang tidak sesuai, kami selalu sarankan Why berhenti bila ada sistem terkoreksi. Jadi selama sistem belum terkoreksi maka bisa saja ada lebih dari 5 Why. Ini perlu praktek untuk lebih memahami
- Lakukan verifikasi dengan melihat apakah masalah berulang atau tidak. Prinsipnya tidak ada masalah akan selesai dalam satu hari , ya karena perlu data dalam menentukan efektifitas. Misalkan data Downtime tidak sampai target, maka perbaikan harus menunggu laporan downtime bulan depan, dan kami sarankan efektifitas bukan membandingkan dengan 1 data, tetapi minimal 3 data. Ya jadi bisa aja perlu menunggu 3 bulan untuk memastikan downtime itu memang efektif turun.
- LAKUKAN REVIEW KOMPETENSI AUDITOR DARI HASIL AUDIT SELAMA INI (buat table reviewnya). Ini untuk melihat dan menilai pekerja, jadi tabulasi saja semua temuan, dan tandai siapa auditornya, tandai bagaimana nilai dari temuan (compliance atau improvement). Kami sarankan untuk memilih pekerja yang akan dipromosikan, salah satunya bisa dengan mempertimbangkan record hasil audit ini.
So kalau kami list maka dalam Audit IATF 16949 agar dinilai sesuai maka harus ada
- Prosedur Internal Auditor
- Schedule audit 3 tahunan yang mencover all proses, all shift dan all mesin
- Schedule 1 tahunan yang update berdasarkan masalah
- Job Des Auditor
- Skill Matrik Auditor
- Bukti training Auditor (Internal Auditor, IATF 16949, ISO 9001, RBT, CSR, Coretool dll)
- Manual Audit: ISO 19011
- Manual Auditor Guide for IATF 16949
- IK Tatacara Pemilihan Auditor
- Pengangkatan Auditor (disarankan buatkan Surat penunujukkan (SK) yg ditandatangi oleh direktur
- Cheklist Audit dengan pertanyaan dengan metoda Turtle Approach
- Laporan Audit tiap temuan dengan lampiran hasil perbaikan dan lampiran data trend setelah perbaikan
- List temuan, untuk dibuatkan list untuk memudahkan follow up temuan
- History Auditor, untuk memudahkan review pencapaian kompetensi auditor
- Evaluasi Auditor, bisa digabung dengan history tetapi disarankan buat metoda evaluasinya, misalkan lakukan ujian dan review hasil temuan
- Prosedur Penanganan CSR, new Model, Change 4M, Tindakan perbaikan dll yang menyertakan auditor internal berperan dalam memverifikasi kegiatan saat persiapan dan pelaksanaan
salam internal audit
www.improvementqhse.com
untuk perusahaan yang akan training Internal Auditor IATF 16949 silahkan bisa kontak Nova di 08777-178-1334 atau email di sales@improvementqhse.com atau improvementqhse@gmail.com
