Project improvement makin banyak diperlukan oleh perusahan-perusahaan, ya karena Perusahaan cukup melakukan action yang sudah matang. Tetapi ada satu catatan penting untuk itu, projectnya harus bisa cost down!, dan bisa cepat dirasakan dan bisa dibuat mekanisme bagaimana itu dipertahankan oleh mereka. Kalimat ini keluar dari petingginya di project yang kami lakukan.
Pikir-pikir, seharusnya semua tool improvement, 7 Tool, FMEA, FTA, SPC dll pasti bisa mewujudkan. Jadi memang perlu strategi jitu. Mekanisme improvement dengan memakai tool-tool itu bisa dikomandoi oleh metoda Lean-Sigma/Kaizen/QCC/8D dll.
Kalau bahas satu metoda, lean Sigma saja, dimana Lean fokus di flow proses dan 8 jenis waste dan Six Sigma Fokus di variasi di proses. Lalu apapun actionnya harus dipastikan terlebih dahulu bahwa perbaikan pada 8-waste dan variasi dan mengarah (telak) ke Harga Pokok Produksi perusahaan itu. Jadi fokusnya ke HPP kemudian kita perlu memahami juga konsep ABC (activity base costing) dan VBC (Variation Base Costing), kami pikir ABC dan VBC menjadi tuntutan untuk pemastian program Lean Sigmanya ke HPP
Saya jelaskan secara cepat dan tuntas tentang HPP ya
HPP BUKAN SEKADAR ANGKA, TETAPI PETA HARTA KARUN PERUSAHAAN
Banyak perusahaan menganggap Harga Pokok Produksi (HPP) hanya sebagai angka yang keluar dari bagian accounting setiap akhir bulan. Padahal, jika dipahami dengan benar, HPP adalah “foto kesehatan” proses manufaktur. Dari HPP kita bisa mengetahui apakah perusahaan benar-benar menghasilkan keuntungan atau justru diam-diam kehilangan uang di setiap produk yang dibuat.
Bayangkan sebuah pabrik seperti seseorang yang sedang mengisi ember dengan air. Di sisi lain, ternyata ember tersebut memiliki banyak lubang kecil. Air terus ditambah, tetapi volumenya tidak pernah penuh. Menambah penjualan tanpa memahami HPP ibarat menambah air ke ember yang bocor. Solusi terbaik bukan langsung menuang air lebih banyak, tetapi mencari terlebih dahulu di mana letak kebocorannya.
Inilah mengapa review HPP sering menjadi proyek improvement dengan hasil tercepat (quick win). Bahkan sebelum membeli mesin baru atau melakukan otomatisasi, perusahaan sering kali sudah bisa menemukan penghematan miliaran rupiah hanya dari mengevaluasi cara menghitung HPP.
APA SEBENARNYA HPP?
Secara sederhana, HPP adalah seluruh biaya yang benar-benar dikeluarkan perusahaan untuk menghasilkan satu produk hingga siap dijual.
Bukan hanya gaji operator.
Bukan hanya listrik.
Tetapi seluruh sumber daya yang “dikonsumsi” selama proses produksi.
Bukan hanya harga material.
Secara umum HPP terdiri dari tiga komponen utama:
1. Biaya Material Langsung (Direct Material). Biasanya komponen ini menyumbang 50–80% dari total HPP.
2. Biaya Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor). Semua tenaga kerja yang secara langsung membuat produk. Misalnya:
- Operator injection
- Operator trimming
- Operator assembly
- Operator packing
3. Biaya Overhead Produksi (Manufacturing Overhead)
Overhead meliputi semua biaya pendukung proses produksi seperti:
- listrik mesin
- listrik chiller
- kompresor
- cooling tower
- dst
TUJUAN MEMBUAT HPP
Banyak orang berpikir tujuan HPP hanya menentukan harga jual. Padahal manfaatnya jauh lebih luas.
1. Menentukan harga jual yang benar
Tanpa mengetahui biaya produksi sebenarnya, perusahaan hanya menebak harga jual.
Akibatnya bisa dua hal:
- harga terlalu mahal sehingga kalah bersaing
- harga terlalu murah sehingga rugi tanpa disadari
2. Mengetahui keuntungan setiap produk
Sering ditemukan kondisi seperti berikut.
Produk A dijual paling banyak. Semua orang mengira produk tersebut paling menguntungkan. Setelah dihitung HPP ternyata:
- Produk A menghasilkan laba hanya Rp50.
- Sedangkan Produk B menghasilkan laba Rp800.
Artinya perusahaan selama ini sibuk memproduksi produk yang sebenarnya memberikan keuntungan kecil.
3. Menjadi dasar negosiasi dengan customer
Ketika customer meminta penurunan harga 5%, perusahaan tidak perlu panik.
Dengan HPP yang baik, perusahaan bisa menjelaskan:
- material menyumbang 72%
- energi hanya 3%
- labor 12%
- overhead 13%
Sehingga negosiasi menjadi berbasis data, bukan perasaan.
4. Menentukan prioritas improvement
Tanpa HPP, semua improvement terlihat sama penting.
Dengan HPP, perusahaan tahu bagian mana yang paling besar menyumbang biaya sehingga menjadi prioritas utama.
KONSEP MEMBUAT HPP
Konsepnya sebenarnya sederhana. Bayangkan kita sedang membuat satu gelas kopi. Biaya kopi terdiri dari:
- bubuk kopi
- gula
- air
- listrik pemanas
- gelas
- sendok
- waktu orang membuat kopi
- penyusutan mesin kopi
Semuanya dijumlahkan. Hasil akhirnya adalah biaya satu gelas kopi. Prinsip yang sama digunakan pada industri manufaktur. Produk dibuat melalui beberapa proses. Setiap proses “mengonsumsi” sumber daya. Semua konsumsi tersebut dikonversi menjadi biaya. Lalu dijumlahkan. Itulah HPP.
Secara sederhana: Material + Labor + Overhead = Total Cost Produksi. Kemudian dibagi jumlah produk yang dihasilkan.Maka diperoleh: HPP per pcs
CARA MEMBUAT HPP
Urutannya biasanya seperti berikut.
- Pahami aliran proses produksi.
- Identifikasi semua biaya di setiap proses.
- Hitung konsumsi setiap biaya.
- Jumlahkan semuanya.
MENGAPA REVIEW HPP SERING MENGHASILKAN COST DOWN?
Hal yang menarik adalah, banyak perusahaan tidak perlu langsung melakukan investasi besar untuk menghemat biaya. Cukup dengan mereview HPP secara menyeluruh, sering kali sudah ditemukan berbagai pemborosan yang selama ini tersembunyi.
Beberapa contoh yang sering ditemukan antara lain:
- Material scrap ternyata dihitung hanya 2%, padahal aktualnya mencapai 7%.
- Cycle time di sistem masih menggunakan data lama 32 detik, sementara kondisi aktual sudah 26 detik.
- Mesin yang digunakan sudah berganti, tetapi tarif penyusutan masih memakai mesin lama.
- Konsumsi listrik dihitung berdasarkan asumsi, bukan hasil pengukuran aktual.
- Material regrind belum diperhitungkan sehingga biaya material terlihat lebih tinggi dari kondisi sebenarnya.
- Biaya maintenance dibebankan sama rata ke semua produk, padahal hanya beberapa produk yang menggunakan mold kompleks dengan biaya perawatan tinggi.
- Kapasitas produksi dalam perhitungan menggunakan angka teoritis, sementara output aktual jauh lebih rendah akibat downtime dan changeover.
Perbedaan-perbedaan kecil seperti ini jika dikalikan dengan jutaan produk per tahun dapat menghasilkan selisih biaya yang sangat besar.
IMPROVEMENT TIDAK SELALU DIMULAI DARI INVESTASI
Banyak orang menganggap improvement harus membeli mesin baru, memasang robot, atau mengubah layout pabrik. Padahal, langkah pertama yang paling efektif sering kali adalah mereview HPP. Review HPP ibarat melakukan medical check-up sebelum menjalani operasi. Dokter tidak akan langsung melakukan tindakan tanpa mengetahui bagian mana yang sebenarnya bermasalah. Demikian pula perusahaan, sebelum menjalankan program efisiensi, perlu memahami lebih dahulu komponen biaya mana yang paling besar, mana yang sudah tidak relevan, dan mana yang masih dapat ditekan.
Dengan HPP yang akurat, perusahaan dapat memfokuskan upaya perbaikan pada area yang benar-benar memberikan dampak finansial terbesar. Hasilnya, keputusan investasi menjadi lebih tepat, program improvement lebih terarah, dan setiap rupiah yang dikeluarkan untuk perbaikan memiliki peluang menghasilkan penghematan yang jauh lebih besar.
Itulah sebabnya, dalam banyak proyek peningkatan produktivitas dan efisiensi manufaktur, review HPP hampir selalu menjadi titik awal. Bukan karena HPP hanyalah laporan keuangan, melainkan karena HPP adalah peta yang menunjukkan di mana uang perusahaan dihasilkan, digunakan, dan terkadang terbuang. Dengan memahami peta tersebut, perusahaan tidak lagi melakukan improvement berdasarkan dugaan, tetapi berdasarkan fakta dan data biaya yang nyata.
Langkahnya yang kami sedang lakukan di satu project spt ini:
- Pelajari perusahaan dan tentukan problem dominan.
- Koordinasi dan review lapangan dan buat Current Value Stream Mapping dan identifikasi ide-ide dan kendala saat ini. Pada tahap ini diawali dengan meeting koordinasi dan identifikasi kesesuaian di lapangan
- Pengamatan hasil identifikasi di langkah ke-2 dan penentuan parameter dan data yang akan diamati
- Pengamatan pola data. Pada tahap ini akan relative lama dilakukan. Ingat pada tahap ini belum ada tindakan, hanya pengamatan. Semakin range waktu data pengamatannya kecil maka informasi untuk bertindak akan mudah dilakukan. Pada langkah ini biasanya kita akan meminta data current dan biasanya data itu kurang atau bahkan tidak ada, jadi perlu extra pengamatan mandiri. Kerjasama dengan tim sangat diperlukan. Ya bila perlu atau memungkinkan beli saja alat yang merekam automatis.
- Mempelajari pola data yang diamati. Pemahaman statistical process control dan memahami proses sangat diperlukan pada tahap ini
- Menyepakati ide-ide perbaikan yang akan dijadikan project dengan target yang disepakati dan mulai membuat perencanaan perbaikan. Ingat langkah perbaikan adalah HADIAH, hadiah dari data yang kita amati. Jangan harap pendataan buruk menginginkan action perbaikan yang efektif. Kalaupun itu terjadi sebenarnya kita melakukan tindakan menduga-duga saja. Pada tahap ini juga sertakan tim internal Perusahaan. Bangun kerja sama yang baik. Jangan lupa berikan apresiasi ke tim perusahan.
- Lakukan trial perbaikan. Gunakan sample=sample kecil untuk menganalisa. Jangan lupa gunakan analisa statistic (spt uji t mean biasanya sering dipakai). Pastikan semua variable di analisa. Ketika ada gejala baik itu lebih baik atau kurang, segera tindaklanjuti. Bila lebih baik maka lakukan pengamatan dengan sample yang lebih banyak, bila gejalanya tidak membaik pikirkan hal yang lain atau tidak usah dilanjutkan
- Pelaksanaan ide-ide perbaikan. Ingat efektifitas hasil dari ide perbaikan MEMERLUKAN POLA DATA, jadi perlu pengamatan data lagi. Selama data membuat pola yang lebih baik, maka dapat dikatakan tindakan efektif. Lakukan terhadap semua tindakan perbaikan.
- Resume Laporan. Untuk penurunan HPP gunakan pendekatan pendekatan ABC dan VBC ya. Hitung semua keuntungan dan investasi yang diperlukan. Tutup dengan apresiasi dan saran untuk pelaksanaan lebih optimal lagi
Narasi di atas adalah gambaran project yang kami lakukan di suatu industri local skala kecil di cibitung.
Salam improvement
Mewakili Tim
Rio B P Simbolon
Bila Perusahaan anda ingin mengikuti training Lean-Sigma dengan case masalah di Perusahaan anda sendiri, silahkan kontak Nova di marketing@improvementqhse.com atau 08777-178-1334
