MR DI ISO 9001 TIDAK PERLU, TETAPI TIDAK DI IATF 16949
Pada ISO 9001:2015, persyaratan mengenai Management Representative (MR) yang sebelumnya dikenal pada ISO 9001:2008 sudah tidak lagi diwajibkan. Standar ISO beranggapan bahwa tanggung jawab terhadap sistem manajemen mutu merupakan tanggung jawab seluruh manajemen dan tidak harus diwakili oleh satu orang tertentu.
Namun, industri otomotif memiliki tingkat risiko yang jauh lebih tinggi. Satu produk yang tidak sesuai dapat menyebabkan gangguan produksi pelanggan (line stop), klaim kualitas, biaya garansi, bahkan recall yang berdampak pada keselamatan pengguna. Oleh karena itu, IATF 16949 memberikan persyaratan tambahan melalui Pasal 5.3.1 dan 5.3.2 yang menegaskan pentingnya adanya personel yang memiliki tanggung jawab dan wewenang yang jelas dalam menjaga pemenuhan persyaratan pelanggan dan kesesuaian produk.
Kepemimpinan Kualitas Tidak Bisa Digantikan
Berbagai teori manajemen dan keselamatan kerja menjelaskan bahwa penyebab utama kegagalan bisa dari lemahnya pengendalian manajemen.
Dalam Loss Causation Model yang dikembangkan oleh Frank E. Bird, penyebab dasar suatu kerugian atau kegagalan sering kali berasal dari lack of management control atau kurang efektifnya pengawasan dan pengendalian manajemen. Ketika tanggung jawab tidak jelas, kewenangan tidak diberikan, atau masalah tidak segera direspons, maka potensi ketidaksesuaian yang sebenarnya dapat dicegah akan berkembang menjadi masalah yang sampai ke pelanggan.
Hal ini juga berlaku dalam sistem manajemen mutu. Produk tidak sesuai umumnya bukan terjadi karena perusahaan tidak memiliki alat/mesin dll yang baik, melainkan bisa karena tidak ada pihak yang secara jelas bertanggung jawab mengawal persyaratan pelanggan atau tidak memiliki kewenangan untuk menghentikan proses ketika risiko ditemukan.
Karena itu, IATF 16949 tidak hanya menekankan keberadaan sistem kerja yang baik seperti error proofing (poka-yoke), standar kerja, kompetensi personel, dan budaya eskalasi masalah, tetapi juga memastikan adanya orang yang memiliki tanggung jawab dan wewenang untuk menjaga efektivitas sistem tersebut.
PASAL 5.3.1: ORGANISASI HARUS MEMILIKI PERWAKILAN YANG JELAS
Pada Pasal 5.3.1, manajemen puncak diwajibkan menetapkan tanggung jawab dan wewenang untuk memastikan bahwa seluruh persyaratan pelanggan dipahami, diterapkan, dan dipenuhi.
Persyaratan ini pada praktiknya menjadi dasar adanya perwakilan organisasi atau perwakilan pabrik yang bertanggung jawab terhadap kualitas dan persyaratan pelanggan. Walaupun IATF 16949 tidak secara eksplisit menggunakan istilah “Management Representative”, semangat persyaratan ini menunjukkan bahwa organisasi harus memiliki personel yang berfungsi sebagai pengawal utama pemenuhan persyaratan pelanggan.
Pentingnya peran tersebut juga diperkuat oleh berbagai Customer Specific Requirements (CSR) dari OEM.
Sebagai contoh, Renault Group mewajibkan organisasi menunjuk Supplier Customer Quality Representative (SCQR) yang bertanggung jawab terhadap implementasi Renault Group Product Quality Procedure (RGPQP). SCQR dapat ditempatkan pada tingkat pabrik maupun grup perusahaan dan harus memiliki kewenangan yang cukup untuk mengelola serta menerapkan persyaratan kualitas Renault di seluruh organisasi.
Persyaratan serupa juga ditemukan pada berbagai OEM lain seperti General Motors (GM), Ford, Stellantis, Volkswagen Group, Mercedes-Benz, dan BMW yang mengharuskan adanya personel yang bertanggung jawab terhadap pemenuhan Customer Specific Requirements, komunikasi kualitas dengan pelanggan, penanganan masalah kualitas, serta perlindungan pelanggan dari produk yang tidak sesuai.
Hal ini menunjukkan bahwa bagi OEM otomotif, keberhasilan sistem manajemen mutu tidak cukup hanya dengan memiliki sistem yang baik tetapi juga harus ada individu yang memiliki kepemilikan (ownership) yang jelas terhadap kualitas pelanggan.
PASAL 5.3.2: TANGGUNG JAWAB HARUS DIDUKUNG OLEH WEWENANG
Tanggung jawab tanpa wewenang tidak akan efektif. Karena itu Pasal 5.3.2 menambahkan persyaratan bahwa personel yang bertanggung jawab terhadap kesesuaian produk harus memiliki kewenangan untuk:
- Menghentikan produksi apabila ditemukan ketidaksesuaian.
- Menghentikan pengiriman produk yang berpotensi tidak memenuhi persyaratan.
- Mengeskalasi masalah kualitas kepada manajemen yang berwenang.
- Memastikan tindakan korektif dilakukan secara tepat waktu.
Persyaratan ini merupakan salah satu bentuk perlindungan pelanggan yang paling penting dalam IATF 16949.
Dalam praktik manufaktur, biaya menghentikan proses selama beberapa jam sering kali jauh lebih kecil dibandingkan biaya yang harus ditanggung apabila produk tidak sesuai sampai ke pelanggan. Oleh karena itu, personel kualitas harus memiliki otoritas yang nyata untuk mengambil keputusan ketika risiko terhadap pelanggan muncul.
OEM seperti GM bahkan menerapkan mekanisme tambahan seperti containment, controlled shipping, dan peningkatan pengawasan terhadap supplier ketika ditemukan masalah kualitas. Semua mekanisme tersebut pada dasarnya bertujuan memastikan bahwa produk tidak sesuai tidak sampai ke pelanggan.
MENGAPA PASAL 5.3.1 DAN 5.3.2 SANGAT PENTING?
Kedua pasal ini menciptakan fondasi pengendalian manajemen yang kuat melalui tiga prinsip utama:
- Ada pemilik yang jelas untuk memastikan persyaratan pelanggan diterapkan.
- Ada jalur eskalasi yang jelas ketika ditemukan risiko kualitas.
- Ada wewenang untuk bertindak sebelum produk tidak sesuai mencapai pelanggan.
Tanpa ketiga elemen tersebut, sistem kerja terbaik sekalipun berisiko gagal. Poka-yoke dapat diabaikan, standar kerja dapat dilanggar, dan masalah kualitas dapat berulang apabila tidak ada pihak yang bertanggung jawab dan berwenang mengambil keputusan.
Karena itu, meskipun ISO 9001 tidak lagi mewajibkan adanya Management Representative, IATF 16949 melalui Pasal 5.3.1 dan 5.3.2 memastikan bahwa organisasi otomotif tetap memiliki perwakilan yang bertanggung jawab terhadap pelanggan serta personel yang memiliki kewenangan untuk melindungi pelanggan dari produk yang tidak sesuai.
Pada akhirnya, kualitas bukan hanya persoalan sistem dan teknologi, tetapi juga persoalan kepemimpinan, akuntabilitas, dan keberanian mengambil keputusan. Pasal 5.3.1 dan 5.3.2 memastikan bahwa ketika risiko terhadap pelanggan muncul, organisasi telah menunjuk orang yang tepat dan memberikan wewenang yang cukup untuk bertindak.
