SHARE BUAT SISTEM DI PERUSAHAAN
Biasanya perusahaan membuat suatu sistem tertentu ketika perusahaan sudah berjalan, jadi membuat sistem didahului dengan mengidentifikasi proses atau yang sudah terjadi. Intinya memastikan proses yang sudah berjalan atau proses yang dinilai perlu-ada teridentifikasi dan dibuat interaksinya. Kemudian dari interaksi proses atau kegiatan berjalan, dilakukan identifikasi ruang lingkup sesuai keperluan sistem. Maksudnya mengidentifikasi keperluan sistem adalah memastikan potensi kerugian atau risiko sistem yang akan dibuat, misalkan:
- Membuat sistem manajemen mutu (ISO 9001, TS 16949), adalah memastikan semua risiko proses yang berhubungan dengan kualitas produk dan proses/pekerjaan teridentifikasi
- Membuat sistem manajemen K3 (OHSAS 18001, SMK3), adalah memastikan semua bahaya/risiko K3-yang-berhubungan-dengan-pekerjaan teridentifikasi
- Membuat sistem manajemen Lingkungan (ISO 14001), adalah memastikan semua Aspek/risiko-yang-berdampak-ke- lingkungan-yang-diakibatkan-pekerjaan teridentifikasi
- Membuat sistem security, mengidentifikasi semua risiko kerugian keamanan yang mungkin atau yang terjadi pada kegiatan kerja
- Sistem Integrasi ISO 9001, ISO 14001,OHSAS 18001 adalah memastikan semua potensi risiko atau kerugian yang terjadi yang berhubungan dengan scope sistem diidentifikasi,
Memahami sistem sama dengan memahami tujuan dan ruang lingkup sistemnya. Ujung-ujung dari pembuatan sistem ini adalah terhadap tujuan perusahaan, ya tujuan internal dan external. Internal adalah bagaimana karyawan, peralatan, proses utama, kondisi lingkungan dapat tercapai dan tujuan external adalah bagaimana pelanggan, pemerintah atau pihak external pemakai jasa/produk kita merasa puas serta citra perusahaan terus membaik.
SHARE PEMBUATAN SISTEM IS0 9001
Beberapa catatan kami dalam memulai project ISO 9001 di suatu perusahaan project
- Perusahaan hanya kuat di proses utama saja, proses utama adalah proses-proses yang terkait dengan pekerjaan utama, tetapi kurang di proses support, seperti proses di Human Capital, misalkan bagaimana rekruitmen, bagaimana proses training yang efektif, bagaimana proses mutasi dan promosi, atau pada pengelolaan infrastruktur, bagaimana membuat pelaksanaan pemeliharaan infrastruktur sehingga alat-alat teregister, terawat sehingga siap pakai? Kerja efektif sangat terkait dengan motivasi dan kemampuan karyawan juga dengan kesiapan alat dan kondisi lingkungan. Banyak yang merasakan kondisi “dia ahli sih tetapi sikapnya kurang”, atau “Kanibal Alat”, kanibal alat menyebabkan pekerjaan tidak produktif karena menutup masalah dengan membuat masalah baru.
- Karena hanya membahas proses utama, maka meeting terkait dengan proses support tidak dijalankan, malah didiamkan, ini bagaikan menunggu sesuatu kerugian tanpa antisipasi
- Proses yang utama berjalan juga sering membuat kerugian, karena konsep efektifitas dan efesiensi tidak diberlakukan di setiap kegiatan, kata mudahnya adalah tidak ada target terukur yang direcord dan dibahas secara continue, rupanya meeting dilakukan ketika ada masalah saja. Misalkan pada kegiatan project tertentu, tidak ada kontrol terhadap Anggaran yang sudah disetujui pelanggan, kerugian akan dievaluasi hanya melihat untuk rugi perusahaan secara bulanan, tetapi karena bisnis ini terbatas karena berhubungan dengan teknik yang rumit (susah) maka perusahaan secara keseluruhan untung, tetapi kalau direview perproject ada beberapa project yang sudah dilakukan tetapi mengalami kerugian dan tidak dibahas bagaimana antisipasinya. Prinsipnya bisnis adalah memperoleh keuntungan, keuntungan seharusnya dilakukan pada setiap project bukan keseluruhan project.
- Meeting hanya pada tataran manajemen saja, bagaimana dengan departemen support seperti HRD, Maintenance, PPIC atau yang lainnya? Struktur hanya sekedar struktur, seharusnya pemberdayaan semua departemen dilakukan, salah satunya dengan memberikan mereka kesempatan untuk menginformasikan kendala yang mereka hadapi, sehingga perlu dilakukan meeting internal yang membahas target dan rencana kerja departemen.
- Sistem dibuat berdasarkan maunya customer, di beberapa industri memang peran customer relative baik dalam sistem, karena customer memastikan kesiapan vendor atau suppliernya dengan melakukan audit atau kunjungan ke supplier /vendornya terlebih dahulu. Ada pendapat, kalau sarannya dari customer atau external akan lebih cepat di respon daripada saran internal. Sehingga konsep sistemnya adalah sistem dari customer, jadi sistem yang terbentuk adalah sistem comot-comot, ya sehingga banyak prosedur atau aturan tanpa dasar yang pas, sistem dibuat bukan berdasarkan keperluan internal. Semua aturan atau prosedur tersedia tetapi bagaimana konsep secara keseluruhannya? Bagaimana interaksi prosedur atau aturan satu sama lain?
Kesimpulan dari evaluasi awal kami di perusahaan ini adalah sistem sudah dijalankan tetapi tidak seimbang dan perlu adaya pemahaman efektifitas di setiap proses kerja yang berjalan.
POINT PEMBELAJARAN
Membuat sistem seharusnya dilakukan dengan mengidentifikasi semua kegiatan yang ada di perusahaan, jangan sampai ada satu kegiatanpun yang tidak teridentifikasi dan terinteraksi, sehingga jelas urutannya mulai dari terima order sampai adanya penagihan. Setelah itu diidentifikasi potensi atau actual kendala di setiap kegiatan, bila perlu kendala tersebut dijadikan target proses. Seperti kondisi di atas, bisa saja dibuat target project baru adalah nilai Ketetapan nilai Anggaran-Biaya yang disetujui pelanggan tidak boleh lebih (biaya Anggaran – biaya actual = minimal 0 dan sesuai spesifikasinya). Kemudian adakan meeting dengan memberikan peran semua departemen untuk menganalisa dan mempresentasikan pencapaian dan rencana tindakan perbaikannya. Manajemen akan mengarahkan dan menentukan keputusan (manajemen review), setiap kendala yang ada harus ada keputusan perbaikan dalam bentuk perbaikan di sistem kerja atau penyediaan sumber daya. Siklus meeting dan perbaikan ini harus dijalankan terus menerus sehingga terbentuk pola kerja standar di semua aktifitas. Bila sudah terbentuk pola kerja barulah mulai detail ke langkah prosedural, patenkan prosedural ketika semua kegiatan sudah terpola. Prosedural sifatnya menjaga konsistensi dari sistem yang ada, salah satu inputan prosedural adalah aktifitas yang ada, selama pembuatan prosedural berdasarkan aktifitas yang sudah terpola maka prosedur itu akan sesuai dengan pelaksanaan. Jadi pastikan aktifitas itu adalah aktifitas yang sudah terpola terlebih dahulu sebelum membuat prosedur, kalau tidak maka kita akan sering merevisi prosedur. Prosedur yang pembuatannya tidak berdasarkan pola akan membuang waktu saja dan TIDAK BERMAMFAAT!
Salam
www.Improvementqhe.com
