PABRIK KAMI MAU SERTIFIKASI IATF 16949, LANGKAH APA YANG DILAKUKAN AGAR BERJALAN EFEKTIF?

Pertanyaan ini yang sering diungkapkan ketika ada perusahaan mau disertifikasi IATF 16949, di tulisan ini kami coba menjawab dengan menempatkan kami sebagai perusahaan dan sebagai konsultan tentunya. Kami akan menjawab melalui point-point (tips) perhatian yang perlu atau harus dilakukan:

• PRODUK DAN SUPPLAI. PASTIKAN pabrik kita mensuplai part ke OEM langsung atau Tiernya (bukan after market) dan produk itu masuk definisi komponen/subkomponen/part. Apakah masuk ketegori proses dan produk yang bisa disertifikasi sistem IATF 16949 dan bukan produk after market? Mengetahui ini memberikan informasi pemastian jumlah karyawan yang terkait, baik yang di line produksi otomotif dan office dan ini bisa terkait biaya dan mandays yang dipersyaratkan. Ingat standar IATF 16949 adalah standard untuk perusahaan yang memproduksi part otomotif. Lihat Buku IATF 16949 Rules for Certification Scheme
• RUANG LINGKUP SISTEM. Pahami ruang lingkup sistem, intinya semua proses yang terkait dengan pabrik kita harus masuk Ruang Lingkup Sistem IATF 16949. Terutama pabrik yang mempunyai proses di luar lokasi pabrik (istilahnya:support function, site), kegagalan di aspek ini adalah KRITIKAL, artinya tidak bisa lanjut ke audit stage-2 sebelum perbaikan

• Buatlah TIM PROJECT IATF 16949, tim ini nantinya bertugas mengevaluasi efektifitas action plan yang direncanakan. Saran kami pilih anggota yang mempunyai leadership dan sifat mau belajar. Nantinya tim ini baik diminta atau tidak menggerakkan proses-proses yang belum berjalan optimal
• PAHAMI PASAL-PASAL IATF 16949 dan bandingkan dengan implementasi yang berjalan. Intinya buat gap analisis saja. Minta ke kami toolsnya kalau tim belum punya.
• CORETOOLS SEPERTI APQP, PPAP, FMEA, SPC, MSA, silahkan dipelajari terlebih dahulu. Atau dapatkan trainingnya. Saran kami usahakan melakukan training di internal dengan target: ada contoh implementasi untuk tiap training tersebut sesuai kondisi line di produksi.Misalkan SPC dan MSA kan special character sesuai proses/part di line kita. Kemudian training yang dilakukan bersifat Mission of Complete, artinya satu training harus selesai dulu (ada PR dan sudah dikoreksi dan coba dijalankan), setelah itu lanjut ke training berikutnya. Begitu terus sampai selesai. Ini termasuk Training Internal Audit IATF 16949 ya.
• BERAWAL DARI FMEA. Penekanan IATF 16949  di line produksi bersumber dari FMEA. Line Produksi harus punya panduan, di IATF 16949 namanya CONTROL PLAN. Control Plan ini berisi semua parameter yang perlu dikontrol. Nah mendapatkan parameter itu harus ada kajian dengan menggunakan tool FMEA. Nah dari FMEA ini sebenarnya semua akan didapat apa-apa saja yang harus dikontrol, dan yang parameter special harus diprioritasnya lagi untuk di-SPC atau di-MSA kan, Pokayoke apa yang dibutuhkan (jika ada). Dari FMEA juga bisa jadi masukan bagi: Job Set up atau point parameter apa yang bisa ditambahkan lagi di cheksheet produksi, training apa saja yang akan diberikan ke operator dstnya. Nah hal-hal itu di dapat bila FMEA sudah selesai. Dan menurut kami selama kami menset sistem IATF 16949, pembuatan FMEA ini yang membutuhkan waktu lama. Mulai dari memahami pembuatan FMEA, implementasi sampai dengan evaluasi implementasi. Kira-kira paling cepat 6 bulanan. Dan biasanya FMEA ini akan merembet memperbaiki banyak aspek bahkan ke hal yang fundamental, misalkan perbaikan line, training mendasar ke semua pekerja. Bahkan tak jarang project IATF 16949 pending karena FMEAnya belum selesai, ya karena perusahaan memahami FMEA sangat diperlukan daripada lulus audit IATF 16949 pada saat itu.
• TARGET. Pastikan semua departemen mempunyai target? Target menjadi acuan keberhasilan dan memberikan arahan untuk bertindak. Sangat berat membuat sistem yang baik bila target hanya pada proses produksi dan sales saja. Sistem yang baik adalah melihat banyak aspek, bukankah bisa aspek mesin atau aspek karyawan bisa mengagalkan proses produksi? Bayangkan kalau target belum terbentuk atau hanya ada pada proses utama, bukankah akan mempersulit proses kesesuaian dengan sistem IATF 16949?
• Adakah MEETING REGULAR? Kalau dijawab belum-regular, biasanya akan sangat berat membuat regular, padahal IATF 16949 menginginkan adanya meeting regular, topik meetingnya pun banyak. Bayangkan suatu perusahaan mengadakan meeting bila ada masalah saja? Tidak membiasakan memfollow up dan bahkan mencatat hasil meetingnya. Di Sistem IATF 16949 ada beberapa data yang minimal dalam 12 bulan yang harus sudah ada! Kalau sudah ada tentu harus direview.
• BAGAIMANA KONSISTENSI PENCATATAN? Kami mementingkan pencatatan daripada panduan (prosedur/intruksi kerja), ya karena pencatatan /pembuatan bukti memerlukan waktu, sedangkan pembuatan aturan bisa dilakukan satu bulan atau bahkan bisa satu minggu. Beberapa pencatatan yang penting seperti: set up mesin sebelum produksi, chek harian, mingguan atau bulanan, bukti meeting mulai (mulai dari agenda dan daftar hadir), laporan produk baru, laporan bulanan, dll. INGAT SISTEM BERKEMBANG dari analisa hasil pencatatan.
• SISTEM PENGEMBANGAN KARYAWAN, IATF 16949 sangat konsern terhadap skill pada proses utama, bagaimana penerpaan mulai dari identifikasi sampai evaluasi merupakan pusat perhatian aspek kompetensi karyawan, bagaimana OJT, coaching, pelaksanaan sosialisasi (saat proyek baru, mesin baru, timbul masalah, adanya perubahan, kemauan pelanggan dst)
• KONDISI LAPANGAN, kami biasanya menanyakan kegiatan 5S. Prinsip line manufacturing harus dilakukan. Prinsip 5S harus memang dipahami dan bila perlu menjadi bagian jiwa pekerja. Memang ini adalah hal yang susah dilihat di awal tetapi sangat berpotensi menggagalkan proses sertifikasi
  Membuat kebiasaan sangat susah, butuh jiwa leadership yang tinggi. Selama di perusahaan kita dilakukan dengan baik dalam hal: pencatatan kegiatan kerja, adanya meeting, efektifinya pengembangan karyawan serta kemauan manajemen yang kuat, maka akan mudah menghasilkan perbaikan dan perubahan dan tentunya kelulusan sistem IATF 16949

• TIDAK PERLU JASA KONSULTAN dalam membimbing pembuatan sistem? Kami Jawab terserah perusahan saja. Kalaupun pakai jasa Konsultan usahakan konsultan sebagai pengarah, mengarahkan dari hasil GAP Analisis, Follow up PR Training dan Hasil Assessment, nah kalau bentuknya seperti ini maka perusahaan akan mengeluarkan cost yang tidak banyak dan departemen lebih mandiri dan lebih memahami sistem IATF 16949.
• DAPATI KONSEP DI SEMUA TRAINING DAN PASAL IATF 16949. Training SPC, FMEA dst mempunyai konsep penting yang dipahami oleh pekerja bukan hanya bisa mengolah rumus atau isi tabel saja. Dengan memahami ini akan memberikan dampak besar terutama dalam hal Analisa, percaya deh.
• TRAINING LAIN yang menurut kami penting. Ya selain training coretools, Standard IATF 16949 dan Internal Audit, kami sarankan juga ada training mengenai proses-proses di line produksi. Ya kami paham semua sudah paham, tetapi perlu digali lagi: misalkan training program di mesin, Training Konsep Stock Opname dan FIFO, PICK POINT dll. Juga training-training yang perlu untuk semua min level leader, misalkan PROBLEM SOLVING, TPM, 8D, 5S. Ingat revisi-revisi sistem karena kemampuan Analisa, selama kemampuan Analisa kurang maka sistem tidak akan memberikan mamfaat banyak walau sudah banyak direvisi.
• PRIORIOTASKAN KE YANG MEMPUNYAI DATA BANYAK. Maksudnya adalah untuk fokus ke HRD dan Maintenance, kenapa? Karena departemen itu memiliki banyak data, ya data karyawan dan data mesin. Bagaimana Karyawan direview kompetensi dan dinilai satu persatu dan bagaimana semua mesin/infrastruktur mempunyai kontrol baik harian/non harian dan bagaimana evaluasinya?
• GUNAKAN SOFTWARE, kami saat ini sedang membuat software kecil untuk coretools yang memudahkan client mengerjakan SPC dan MSA. Kami usahakan selesai di tahun ini dan kami berikan ke client secara free. Nah kalau di perusahaan anda ada Programmer, boleh saja sertakan dalam project IATF 16949 dalam pembuatan programnya, kalau tidak punya biasanya kami ajak untuk mengundang mahasiswa IT magang untuk membuat software. Tetapi ingat pahami dahulu SPC dan MSA-nya baru undang mahasiswa magang ya.

Nah untuk aspek berikutnya akan kami tambahkan kalau ada pencerahan lain ya.

Salam

www.improvementqhse.com